Онлайн-кассы пришли на замену кассовым аппаратам старого образца в 2016 году. В это время правительство опубликовало новую редакцию закона № 54-ФЗ, который регулирует применение контрольно-кассовой техники (ККТ). Согласно этим правилам, почти все предприниматели на территории России обязаны использовать онлайн-кассу при расчёте с покупателями.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — это кассовый аппарат нового поколения. В отличие от старых контрольно-кассовых машин, с помощью онлайн-кассы можно не только принимать платежи и выдавать клиентам чеки, но и отправлять данные о расчётах в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн. Это возможно благодаря нескольким важным изменениям в устройстве нового кассового аппарата.
Во-первых, вместо контрольной ленты (ЭКЛЗ) в онлайн-кассу установлен фискальный накопитель. Фискальный накопитель хранит в своей памяти все сформированные на кассе чеки и отчёты и автоматически отправляет их в ФНС. Накопитель не даёт удалить или отредактировать сохранённую информацию. Как и ЭКЛЗ, фискальный накопитель необходимо вовремя заменять. Предприниматель может сделать это самостоятельно или обратиться за помощью к специалистам.
Во-вторых, во время работы онлайн-кассу необходимо подключить к интернету. Способы подключения к сети зависят от модели кассы и предпочтений её владельца: пользователь может соединить ККТ с модемом с помощью кабеля, установить в кассу сим-карту и настроить беспроводной интернет через Wi-Fi-роутер, приобрести и монтировать в устройство 3G/4G-модуль.
В-третьих, владельцам онлайн-касс требуется заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Согласно закону № 54-ФЗ, ОФД выступает посредником между предпринимателем и налоговой службой. Когда у кассы есть доступ к интернету, она автоматически передаёт ОФД чеки, сохранённые в фискальном накопителе, а оператор фискальных данных отправляет эти документы в ФНС.
Благодаря возможностям онлайн-кассы предприниматель тратит меньше времени на отчётность для налоговой службы. Кроме того, теперь покупатель может проверить полученный чек в базе ОФД или ФНС и подтвердить его подлинность.
Зачем нужна онлайн-касса
Онлайн-касса помогает продавцу быстро и легко справиться с большим объёмом задач. ККТ нового поколения:
- принимает наличные и безналичные платежи. Клиент может заплатить за товар или услугу с помощью купюр, банковской карты, смартфона или умных часов с NFC-чипом, а также по QR-коду. Для приёма некоторых видов оплаты требуется дополнительная настройка кассы;
- формирует и хранит в своей памяти чеки и бланки строгой отчётности (БСО). Благодаря новым форматам фискальных данных, в чеках можно не только указать обязательные реквизиты, но и привести дополнительные сведения о товаре или разместить логотип компании. При необходимости длину чека можно сократить;
- печатает чеки и БСО для выдачи клиенту;
- отправляет чеки и БСО с помощью СМС или на электронную почту;
- формирует и сохраняет в памяти отчёты об открытии и закрытии смены и другие документы;
- автоматически отправляет чеки и отчёты в ФНС, благодаря чему экономит время предпринимателя и помогает компании соблюсти законодательство;
- позволяет продавцу вести товарный учёт, анализировать выручку магазина, создавать карточки блюд в общепите, формировать скидки на ассортимент. Эти функции поддерживают смарт-терминалы со специально подобранным ПО.
Типы онлайн-касс
На отечественном рынке представлено несколько разновидностей онлайн-касс. Каждый из типов ККТ обладает своим набором возможностей, благодаря чему предприниматель может подобрать кассу, которая идеально подойдёт для его бизнеса.
 |
Автономные кнопочные кассы позволяют выполнить только необходимый минимум операций: принять оплату от клиента, распечатать для него чек и передать фискальные данные в налоговую. Преимущество кнопочных касс по сравнению с другими видами ККТ — низкая стоимость. |
 |
Смарт-терминалы — это кассы, встроенные в планшет. Смарт-терминалы обладают расширенным функционалом: с помощью правильно подобранного ПО пользователь сможет создавать карточки товаров и услуг, формировать отчёты о выручке, вести статистику сделок. |
 |
У фискальных регистраторов, в отличие от других ККТ, нет дисплея. Их назначение — печатать чеки и передавать данные в ОФД и ФНС. Регистраторы работают только при подключении к компьютеру с товароучётной и кассовой программами. |
 |
Облачная касса — это специальное программное обеспечение, доступное по подписке. Благодаря облачной кассе предприниматель может принимать оплату онлайн: через маркетплейс или собственный сайт. |
Кто должен использовать онлайн-кассу
Использовать онлайн-кассы при расчётах с покупателями обязаны почти все организации и ИП, которые продают товары или оказывают услуги. В статье 2 закона № 54-ФЗ обозначены условия, при которых компания может не применять ККТ или использовать её без подключения к интернету.
Работать без онлайн-кассы имеют право:
- Кредитные организации.
- Организации, которые проводят религиозные обряды или продают соответствующие товары.
- ИП, которые сдают в аренду жилые помещения, находящиеся у них в собственности.
- Организации и ИП, которые занимаются видами деятельности, перечисленными в пункте 2 статьи: например, ремонтируют обувь или торгуют вразвал овощами. При этом, если компания продаёт маркированную или подакцизную продукцию, использовать кассу необходимо.
Могут работать без кассы, но обязаны выдавать чеки:
- ИП на патенте, которые занимаются уходом за домашними животными, уборкой квартир или другими видами деятельности, указанными в пункте 2.1 статьи.
- Самозанятые и ИП, которые платят налог на профессиональный доход. При отказе от ККТ они обязаны использовать приложение «Мой налог».
- Организации и ИП, которые работают в труднодоступной местности. Несмотря на это, кассу необходимо применять, если компания продаёт подакцизные товары. Списки труднодоступных территорий самостоятельно составляют и публикуют субъекты РФ.
Применять кассу в автономном режиме имеют право:
- Организации и ИП из местности, отдалённой от сетей связи. Перечень таких территорий составляют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ. Главный критерий выделения отдалённых от сетей связи территорий — численность их населения (она не должна превышать 10 тысяч человек).
- Организации и ИП, которые работают на территории военных объектов, а также объектов госохраны, ФСБ, внешней разведки.
Как онлайн-касса работает в автономном режиме
Компаниям, которые работают на режимных объектах или на отдалённых от сетей связи территориях, закон разрешает применять ККТ автономно, то есть:
- использовать онлайн-кассу без подключения к интернету;
- не заключать с ОФД договор о передаче фискальных данных.
Тем не менее предприниматель обязан установить в онлайн-кассу накопитель, который будет фиксировать всю информацию о расчётах с покупателями. Перед заменой фискального накопителя владелец ККТ должен самостоятельно передать в ФНС чеки, сохранённые в памяти устройства.
Онлайн-касса любого предпринимателя может автоматически перейти в автономный режим работы, если интернет-соединение станет неустойчивым. Фискальный накопитель кассы продолжит сохранять сведения о расчётах, однако эти чеки не будут переданы в ФНС. Для того чтобы отправить документы в налоговую, достаточно переподключить кассу к интернет-сети. Если ККТ не будет передавать в налоговую данные в течение 30 дней, фискальный накопитель заблокируется, и его придётся заменить.
Штраф за отсутствие онлайн-кассы и другие нарушения
Федеральная налоговая служба регулярно проверяет работу кассиров. Типы нарушений, которые могут допустить пользователи онлайн-касс, описаны в статье 14.5 КоАП РФ.
| Нарушение | Наказание | |
|---|---|---|
| для должностных лиц и ИП | для юридических лиц | |
| Неприменение ККТ | Штраф в размере 25-50% от суммы расчёта, но не менее 10 тысяч рублей | Штраф в размере 75-100% от суммы расчёта, но не менее 30 тысяч рублей |
| Повторное неприменение ККТ (в случае если сумма расчётов без кассы составила 1 млн рублей или более) | Для должностных лиц — дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет. Для ИП — приостановление деятельности на срок до 90 суток | Приостановление деятельности на срок до 90 суток |
| Применение ККТ с нарушением требований закона № 54-ФЗ: использование незарегистрированной ККТ, отсутствие фискального накопителя или договора с ОФД, формирование чеков с ошибками и т.д. | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей | Штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей |
| Невыдача клиенту кассового чека или бланка строгой отчётности | Штраф в размере 2 тысячи рублей | Штраф в размере 10 тысяч рублей |
| Игнорирование запросов налоговой или представление документов по запросу с опозданием | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей | Штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей |
Как выбрать онлайн-кассу
При выборе онлайн-кассы обратите внимание на несколько критериев.
Наличие ККТ в реестре налоговой. Закон № 54-ФЗ разрешает использовать только те кассы, которые ФНС внесла в реестр контрольно-кассовой техники.
Количество клиентов. Для магазинов с высокой проходимостью лучше приобрести кассу со скоростью печати чеков от 200 мм/сек и автоотрезчиком чека. Салонам с небольшим потоком клиентов подойдут более дешёвые варианты с низкой скоростью печати документов.
Место расчётов. Если оплату от покупателя принимает курьер или мастер на выезде, ему потребуется портативный смарт-терминал, который может несколько часов работать без подзарядки. Для стационарной торговой точки подойдёт любая разновидность онлайн-кассы.
Размер кассовой зоны. Если рабочее место кассира невелико (например, если предприниматель продаёт кофе на «торговом островке» в ТЦ), стоит выбрать автономную онлайн-кассу или смарт-терминал небольших размеров. Фискальный регистратор подойдёт только в том случае, если в кассовой зоне можно разместить компьютер с товароучётной программой.
Наличие розеток. Кассирам, которые продают товары в павильоне на рынке или в других местах, где сложно зарядить оборудование, потребуется онлайн-касса со встроенным аккумулятором, которая сможет работать без подключения к электросети.
Специфика бизнеса. Если предприниматель имеет дело с маркированными товарами, ему необходима онлайн-касса, которая поддерживает формат фискальных документов 1.2. Это требование касается не только розницы, но и заведений общественного питания, в которых продают маркированную продукцию на кассе или используют её при приготовлении блюд. Для реализации алкоголя торговой точке потребуется касса, поддерживающая работу с ЕГАИС.
Наличие и тип интернет-соединения. Заведению, в котором установлен Wi-Fi-роутер, подойдёт онлайн-касса с сим-картой для подключения устройства к беспроводной сети. Если в здании есть проводной интернет, предприниматель может выбрать модель без слота для сим-карты и просто подключить ККТ к модему с помощью кабеля.
Ожидаемые формы оплаты. Принять у покупателя оплату наличными деньгами сможет любая онлайн-касса (за исключением облачной). Для приёма безналичных платежей предпринимателю необходимо приобрести кассу со встроенным терминалом эквайринга или купить такой терминал отдельно. Чтобы клиенты могли расплатиться через СБП с помощью QR-кода, продавцу потребуется касса со специальным ПО, которое поддерживает работу с СБП.
Необходимый функционал кассы. Если с помощью кассы предприниматель хочет не только принимать оплату и печатать чеки, но и решать ряд дополнительных задач по управлению бизнесом, ему нужен смарт-терминал с расширенным функционалом.
Потребность в дополнительном оборудовании. Если предпринимателю нужно подключить к онлайн-кассе уже имеющееся у него или новое оборудование, необходимо заранее проверить их совместимость с устройством. Убедитесь в том, что в корпусе кассы достаточно свободных портов для подключения периферии.
Как установить онлайн-кассу
Перед тем как пробить первый чек, предприниматель должен поместить в онлайн-кассу фискальный накопитель и подключить устройство к своему ПК. Для этого потребуется установить на компьютер специальный драйвер для работы с ККТ. Все нужные драйверы записаны на загрузочный диск, который поставляется в комплекте с кассой. Кроме того, зачастую их можно скачать с сайта производителя.
До начала работы необходимо заключить договор с интернет-провайдером и оператором фискальных данных. Использование онлайн-кассы без передачи данных ОФД — нарушение закона.
Согласно закону № 54-ФЗ, производить расчёты можно только после регистрации кассы в ФНС. Предприниматель может зарегистрировать устройство самостоятельно. Для этого нужно отправить заявление о регистрации из Личного кабинета на сайте налоговой службы или прийти с комплектом документов в отделение ФНС.
После получения карточки регистрации ККТ информацию о новой кассе необходимо передать своему оператору фискальных данных. При возникновении проблем с регистрацией устройства в ФНС или ОФД вы можете обратиться к специалистам компании «Калуга Астрал». Наши сотрудники полностью подготовят кассу к работе.
Оборудование и ПО для онлайн-кассы
Для корректного и быстрого обслуживания покупателей предпринимателю потребуется установить дополнительное оборудование:
- сканер штрихкодов для считывания кодов продукции при её продаже;
- 2D-сканер для продажи маркированных товаров и алкогольной продукции с федеральными и акцизными марками;
- принтер этикеток для печати ценников;
- терминал эквайринга и пин-пад для приёма безналичных платежей;
- дисплей покупателя для демонстрации клиенту стоимости отсканированных товаров;
- денежный ящик для хранения купюр;
- весы для взвешивания товара на кассе.
Любой онлайн-кассе потребуются расходники — чековая лента для печати кассовых чеков, БСО и отчётов. При покупке ленты обратите внимание на её ширину, чтобы расходники были совместимы с вашей ККТ.
На онлайн-кассу необходимо установить кассовое и товароучётное программное обеспечение. Кассовое ПО нужно для совершения расчётов с клиентом и передачи данных в ФНС. С помощью товароучётного ПО владелец онлайн-кассы может анализировать продажи, отслеживать движение товара, составлять отчётность, вести клиентскую базу.
Среди предпринимателей становится популярным облачное товароучётное ПО. Это программа, доступ к которой пользователь получает по подписке, оплачивая её каждый месяц или год. Плата за подписку обычно ниже, чем стоимость «коробочного» ПО, что помогает владельцам кассы сэкономить на автоматизации бизнеса.
Как касса работает с маркировкой и ЕГАИС
Согласно российскому законодательству, производители, импортёры, оптовые и розничные продавцы обязаны передавать в государственные информационные базы данные о вводе в оборот, движении и продаже конечному потребителю некоторых разновидностей товаров. Сведения о продукции, подлежащей обязательной маркировке, поступают в систему мониторинга и прослеживаемости «Честный ЗНАК», о товарах животного происхождения — во ФГИС «Меркурий», об алкогольной продукции — в ЕГАИС, разработанную Росалкогольрегулированием.
Чтобы продавать товары, которые подлежат обязательной маркировке, предпринимателю потребуется касса, поддерживающая ФФД 1.2. Если продавец реализует алкогольную продукцию, нужна касса со специальным ПО, совместимым с ЕГАИС. Для продажи маркированного товара на кассе необходимо отсканировать код маркировки DataMatrix, нанесённый на упаковку продукции. При реализации алкоголя нужно отсканировать федеральную специальную или акцизную марку. Для этого кассиру потребуется специальный 2D-сканер.
Зачем нужна резервная онлайн-касса
Если онлайн-касса была механически повреждена или фискальный накопитель заблокировался, продавцу придётся приостановить работу, так как закон № 54-ФЗ запрещает принимать платежи без ККТ. Чтобы избежать простоя, предприниматель может приобрести или арендовать запасную онлайн-кассу.
После покупки резервной кассы компания обязана зарегистрировать устройство в налоговой службе. Кроме того, потребуется заключить договор на обслуживание аппарата с оператором фискальных данных.
