Онлайн кассы

Онлайн-касса представляет собой кассовый аппарат, который учитывает данные о продаже услуг и передаёт их в фискальный орган. К 2023 году правительство опубликовало новую редакцию закона № 54-ФЗ, который регулирует применение контрольно-кассовой техники (ККТ). В настоящее время, согласно правилам использования онлайн-касс, ведение расчёта с покупателями обязательно для всех предпринимателей на территории России.

Что такое онлайн-касса: зачем она нужна и как её установить

Онлайн-касса – это кассовый аппарат нового поколения, который используют в торговле товарами и услугами. В отличие от старых контрольно-кассовых машин, с помощью онлайн-кассы можно не только принимать платежи и выдавать клиентам чеки, но и отправлять данные о расчётах в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн. Это происходит благодаря нескольким важным изменениям в устройстве нового аппарата.

Во-первых, вместо контрольной ленты (ЭКЛЗ) в онлайн-кассу установлен фискальный накопитель. Это устройство хранит в своей памяти все сформированные на кассе документы (чеки и отчёты), которые автоматически передаёт в ФНС. Накопитель не даёт удалить или отредактировать сохранённую информацию. Как и ЭКЛЗ, фискальный накопитель необходимо вовремя заменять. Предприниматели могут сделать это самостоятельно или обратиться за помощью к нашим специалистам.

Во-вторых, во время работы онлайн-кассу необходимо подключить к интернету. Способы соединения зависят от модели кассы и предпочтений её владельца. Обычно пользователи подключают ККТ к модему с помощью кабеля, устанавливают в кассу сим-карту и настраивают беспроводной интернет через Wi-Fi-роутер или же приобретают и монтируют в устройство 3G/4G-модуль.

В-третьих, владельцам онлайн-касс требуется заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Согласно закону № 54-ФЗ, ОФД выступает посредником между предпринимателем и налоговой службой. Когда кассовый аппарат с фискальным наполнителем подключён к интернету, он автоматически передаёт ОФД чеки и через оператора отправляет всё в ФНС.

Благодаря возможностям онлайн-кассы предприниматель тратит меньше времени на отчётность об оказании услуг для налоговой службы. Кроме того, теперь покупатель может проверить полученный чек в базе ОФД или ФНС и подтвердить его подлинность.

Основные функции онлайн-кассы и фискальные требования к ним

ККМ (новые онлайн-кассы) помогают продавцу быстро и легко справиться со многими задачами:

• принимают наличные и безналичные платежи. Клиент (физическое лицо или юрлицо в случае корпоративных покупок) может заплатить за услугу с помощью купюр, банковской карты, смартфона или умных часов с NFC-чипом, а также по QR-коду. Для приёма некоторых видов оплаты требуется дополнительная настройка кассы;
• формируют и хранят в своей памяти чеки и бланки строгой отчётности (БСО). Благодаря новым форматам фискальных данных, в чеках можно не только указать обязательные реквизиты, но и привести дополнительные сведения о товаре или разместить логотип компании. При необходимости длину чека можно сократить;
• предоставляют бумажные чеки и БСО для выдачи клиенту;
• отправляют чеки и БСО с помощью СМС или на электронную почту;
• формируют и сохраняют в памяти отчёты об открытии и закрытии смены и другие документы;
• автоматически отправляют чеки и отчёты в ФНС, благодаря чему экономят время предпринимателя и помогают компании соблюсти законодательство;
• позволяют продавцу вести учёт проданных товаров и предоставленных услуг, анализировать выручку магазина, создавать карточки блюд в общепите, формировать скидки на ассортимент. Эти функции поддерживают смарт-терминалы со специально подобранным ПО.

Что же касается требований к онлайн-кассам, можно выделить 5 основных признаков хорошей ККТ:

• Наличие накопителя в кассе, которое будет фиксировать данные о платеже и передавать всю информацию через ОФД в ФНС.
• Много возможностей – она должна уметь не только печатать чеки, но и отправлять их в налоговый орган. Также важно, чтобы онлайн-касса вела учёт заказов. Будет здорово, если она также будет обладать дополнительными функциями – подключением сразу несколько таксистов, интеграцией с GPS и т.д.
• Надёжность. ККТ должна стать безопасным способом обработки и хранения данных.
• Простота использования. Помимо функциональности, онлайн-касса должна облегчать работу, поэтому устройству нужен простой интерфейс.
• Соответствие требованиям законодательства.

Виды онлайн-касс

На отечественном рынке онлайн-касса как продукт IT-сферы очень распространена. Каждый из типов ККТ обладает своим набором полезных возможностей, благодаря чему предприниматель может подобрать кассу, которая идеально подойдёт для его бизнеса.

Какие бывают онлайн-кассы? Давайте разбираться по порядку.

	Автономные кнопочные кассы позволяют выполнить только необходимый минимум операций: принять оплату от клиента, распечатать для него чек и передать фискальные данные в налоговую (займёт несколько минут). Преимущество кнопочных касс по сравнению с другими видами ККТ — низкая стоимость.
	Смарт-терминал — это онлайн-касса с экраном, встроенная в планшет. Смарт-терминалы обладают большим функционалом: с помощью правильно подобранного ПО пользователь сможет создавать карточки товаров и услуг, формировать отчёты о выручке, вести статистику сделок. Удобно пользоваться этой онлайн-кассой при оплате картой или с помощью телефона – через QR-код. Вся услуга от оплаты до выдачи чека и передачи его в ФНС займёт минимум времени.
	Облачная касса — это специальное программное обеспечение, доступное по подписке. Благодаря облачной кассе предприниматель может принимать оплату онлайн: через маркетплейс или собственный сайт.
	У фискальных регистраторов, в отличие от других ККТ, нет дисплея. Они выполняют роль стационарных онлайн-касс, их бизнес-решение, которое они реализуют — печатать чеки и передавать данные в ОФД и ФНС. Регистраторы работают только при подключении к компьютеру с товароучётной и кассовой программами.

*Более подробно о видах касс, установке и стоимости подключения вы можете узнать в нашем онлайн-магазине.

Приобрести, оформить ККТ и зарегистрировать её в ФНС – достаточно быстрая услуга: на неё не нужно тратить несколько месяцев, однако всё-таки стоит подождать доставки самого устройства от 1 до 5 рабочих дней (если иное не определено сторонней курьерской службой).

Теперь вам не нужно тратить несколько недель или даже месяцев, чтобы купить, получить её, съездить в ФНС и т.д.

Кто должен приобрести онлайн-кассы

Использовать электронные кассы при онлайн-расчётах с покупателями обязаны почти все организации и ИП, которые продают товары или оказывают услуги. В статье 2 закона № 54-ФЗ обозначены условия, при которых компания может не применять ККТ или использовать её без подключения к интернету.

Работать без онлайн-кассы имеют право:

1. Кредитные организации.
2. Организации, которые проводят религиозные обряды или продают соответствующие товары.
3. ИП, которые сдают в аренду жилые помещения, находящиеся у них в собственности.
4. Организации и ИП, которые занимаются видами деятельности, перечисленными в пункте 2 статьи: например, ремонтируют обувь или торгуют вразвал овощами. При этом, если компания продаёт маркированную или подакцизную продукцию, использовать кассу необходимо.

Могут работать без кассы, но обязаны выдавать чеки:

1. ИП на патенте, которые занимаются уходом за домашними животными, уборкой квартир или другими видами деятельности, указанными в пункте 2.1 статьи.
2. Самозанятые и ИП, которые платят налог на профессиональный доход. При отказе от ККТ они обязаны использовать приложение «Мой налог».
3. Организации и ИП, которые работают в труднодоступной местности. Несмотря на это, кассу необходимо применять, если компания продаёт подакцизные товары. Списки труднодоступных территорий самостоятельно составляют и публикуют субъекты РФ.

Применять кассу в автономном режиме имеют право:

1. Организации и ИП из местности, отдалённой от сетей связи. Перечень таких территорий составляют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ. Главный критерий выделения отдалённых от сетей связи территорий — численность их населения (она не должна превышать 10 тысяч человек).
2. Организации и ИП, которые работают на территории военных объектов, а также объектов госохраны, ФСБ, внешней разведки.

Как онлайн-касса работает в автономном режиме

Компаниям, которые работают на режимных объектах или на отдалённых от сетей связи территориях, закон разрешает применять ККТ автономно, то есть:

• использовать онлайн-кассу без подключения к интернету;
• не заключать с ОФД договор о передаче фискальных данных.

Тем не менее предприниматель обязан установить в онлайн-кассу накопитель, который будет фиксировать всю информацию о расчётах с покупателями. Перед заменой фискального накопителя владелец ККТ должен самостоятельно передать в ФНС чеки, сохранённые в памяти устройства.

Онлайн-касса любого предпринимателя может автоматически перейти в автономный режим работы, если интернет-соединение станет неустойчивым. Фискальный накопитель кассы продолжит сохранять сведения о расчётах, однако эти чеки не будут переданы в ФНС. Для того чтобы отправить документы в налоговую, достаточно переподключить кассу к интернет-сети.Если ККТ не будет соответствовать правилам, например, перестанет передавать в налоговую данные в течение 30 дней, фискальный накопитель заблокируется, и его придётся заменить.

Штраф за отсутствие кассового аппарата и другие нарушения

Федеральная налоговая служба регулярно проводит проверку работы кассиров. Типы нарушений, которые могут допустить пользователи онлайн-касс, описаны в статье 14.5 КоАП РФ.

Какую лучше купить онлайн-кассу и сколько она будет стоить

При выборе онлайн-кассы обратите внимание на несколько критериев.

Наличие ККТ в реестре налоговой. Закон № 54-ФЗ разрешает использовать только те кассы, которые ФНС внесла в реестр контрольно-кассовой техники.

Количество клиентов. Для магазинов с высокой проходимостью лучше приобрести кассу со скоростью печати чеков от 200 мм/сек и автоотрезчиком чека. Салонам с небольшим потоком клиентов подойдут более дешёвые варианты с низкой скоростью печати документов.

Место расчётов. Если оплату от покупателя принимает курьер или мастер на выезде, ему потребуется портативный смарт-терминал, который может несколько часов работать без подзарядки. Для стационарной торговой точки подойдёт любая разновидность онлайн-кассы.

Размер кассовой зоны. Если рабочее место кассира невелико (например, если предприниматель продаёт кофе на «торговом островке» в ТЦ), стоит выбрать автономную онлайн-кассу или смарт-терминал небольших размеров. Фискальный регистратор подойдёт только в том случае, если в кассовой зоне можно разместить компьютер с товароучётной программой.

Наличие розеток. Кассирам, которые продают товары в павильоне на рынке или в других местах, где сложно зарядить оборудование, потребуется онлайн-касса со встроенным аккумулятором, которая сможет работать без подключения к электросети.

Специфика бизнеса. Если предприниматель имеет дело с маркированными товарами, ему необходима цифровая онлайн-касса, которая поддерживает формат фискальных документов 1.2. Это требование касается не только розницы, но и заведений общественного питания, в которых продают маркированную продукцию на кассе или используют её при приготовлении блюд. Для реализации алкоголя торговой точке потребуется касса, поддерживающая работу с ЕГАИС.

Наличие и тип интернет-соединения. Заведению, в котором установлен Wi-Fi-роутер, подойдёт онлайн-касса с сим-картой для подключения устройства к беспроводной сети. Если в здании есть проводной интернет, предприниматель может выбрать модели без слота для сим-карты и просто подключить ККТ к модему с помощью кабеля.

Ожидаемые формы оплаты. Принять у покупателя оплату наличными деньгами сможет любая онлайн-касса (за исключением облачной). Для приёма безналичных платежей предпринимателю необходимо приобрести ККМ со встроенным терминалом эквайринга или купить такую онлайн-кассу отдельно. Чтобы клиенты могли расплатиться через СБП с помощью QR-кода, продавцу потребуется касса со специальным ПО, которое поддерживает работу с СБП.

Необходимый функционал кассы. Если с помощью кассы предприниматель хочет не только принимать оплату и печатать чеки, но и решать ряд дополнительных задач по управлению бизнесом, ему нужен смарт-терминал с расширенным функционалом.

Потребность в дополнительном оборудовании. Если предпринимателю нужно подключить к онлайн-кассе уже имеющееся у него или новое оборудование, необходимо заранее проверить их совместимость с устройством. Убедитесь в том, что в корпусе кассы достаточно свободных портов для подключения периферии.

Какую онлайн-кассу лучше выбрать? Всё зависит от ваших целей и потребностей. Выбирайте тот вариант, который будет закрывать все потребности по ведению отчётности – это может быть только печать чеков, возможность предоставлять QR-код, местонахождение главного устройства в таксопарке, нежели в машине (если вы работаете в этой сфере) и т.д. (список требований может увеличиваться или, наоборот, сокращаться до двух-трёх пунктов).

Если же всё-таки выбирать фаворита, то нужно проводить небольшое сравнение онлайн-касс. Если основными показателями будем считать портативность, множество функций и соответствие законодательству, то из 4 видов, на наш взгляд, самая выгодная онлайн-касса – это смарт-терминал, в который добавлено большинство функций, необходимых для облегчения работы как продавцов (наличие экрана и простого дисплея, передача данных в налоговый орган), так и покупателей (возможность платить через PayPass и моментальная печать чеков).

Но, опять же, всё зависит только от ваших потребностей, которые вы хотите закрыть с помощью кассового аппарата.

Сколько стоит онлайн-касса?

Стоимость аппарата, которую вы можете заплатить за ККТ, зависит от того, для каких именно целей она вам нужна:

• Наличие USB
• Для ИП или ООО
• Стационарное или мобильное устройство
• Автономный или с wi-fi

Если вы хотите найти самую дешёвую онлайн-кассу на нашем сайте, выставите в фильтре то минимальное значение, которое для вас приемлемо (например, от 5 000 до 10 000 рублей). Если же вы можете потратить больше денег, стоит рассмотреть другие функциональные, но главное – бюджетные онлайн-кассы (например, от 10 000 до 30 000).

При покупке ККМ важно также не забывать и о дополнительных затратах. Они варьируются от типа устройства, срока использования, комплекта, который входит в онлайн-кассу. Он также отличается от того, для чего именно вам нужна ККТ.
В среднем стоимость обслуживания онлайн-кассы составляет от 19 000 до 40 000 рублей.

Где можно приобрести онлайн-кассу?

Оформить покупку онлайн-кассы вы можете на нашем сайте. Для этого:

1. Добавьте в корзину подходящее устройство.
2. Введите свои контактные данные.
3. Выберите способ доставки.
4. Оплатите заказ с помощью удобного для вас сервиса (Яндекс.Деньги, СБП, банковской картой или же наличными при получении).

Также мы доставляем товар по всей России. Помимо этого, у нас есть функция самовывоза. Вы можете заказать онлайн-кассу для ИП на нашем сайте и приехать к нам в центр в 11 городах:

* номер телефона указан на нашем официальном сайте вверху страницы в зависимости от выбранного города.

Мы понимаем, что не так-то просто самому выбрать онлайн-кассу. Именно поэтому вы можете обратиться к нам за помощью по телефону, где получите бесплатную консультацию от нашего менеджера. Мы подберём вам ККТ, которая будет подходить вам по всем заявленным требованиям.

Как установить и где можно взять онлайн-кассу

Перед тем как пробить первый чек, предприниматель должен поместить в онлайн-кассу фискальный накопитель и подключить устройство к своему ПК. Для этого потребуется установить на компьютер специальный драйвер для работы с ККТ. Все нужные драйверы записаны на загрузочный диск, который поставляется в комплекте с кассой. Кроме того, зачастую их можно скачать с сайта производителя.

До начала работы необходимо заключить договор с интернет-провайдером и оператором фискальных данных. Использование онлайн-кассы без передачи данных ОФД — нарушение закона.

Согласно закону № 54-ФЗ, производить расчёты можно только после регистрации кассы в ФНС. Предприниматель может зарегистрировать устройство самостоятельно. Для этого нужно отправить заявление о регистрации из Личного кабинета на сайте налоговой службы или прийти с комплектом документов в отделение ФНС.

После получения карточки регистрации ККТ информацию о новой кассе необходимо передать своему оператору фискальных данных. При возникновении проблем с регистрацией устройства в ФНС или ОФД вы можете обратиться к специалистам компании «Калуга Астрал». Наши сотрудники ответят на все ваши вопросы и смогут помочь, например, подготовить онлайн-кассу к работе ИП под ключ. Цены вы также можете посмотреть на нашем официальном сайте.

Оборудование и ПО для онлайн-кассы

Для корректного и быстрого обслуживания покупателей предпринимателю потребуется установить дополнительное оборудование:

• сканер штрихкодов для считывания кодов продукции при её продаже;
• 2D-сканер для продажи маркированных товаров и алкогольной продукции с федеральными и акцизными марками;
• принтер этикеток для печати ценников;
• терминал эквайринга и пин-пад для приёма безналичных платежей;
• дисплей покупателя для демонстрации клиенту стоимости отсканированных товаров;
• денежный ящик для хранения купюр;
• весы для взвешивания товара на кассе.

Любой онлайн-кассе потребуются расходники — чековая лента для печати кассовых чеков, БСО и отчётов. При покупке ленты обратите внимание на её ширину, чтобы расходники были совместимы с вашей ККТ.

На онлайн-кассу необходимо установить кассовое и товароучётное программное обеспечение. Кассовое ПО нужно для совершения расчётов с клиентом и передачи данных в ФНС. С помощью товароучётного ПО владелец онлайн-кассы может анализировать продажи, отслеживать движение товара, составлять отчёты, вести клиентскую базу.

Среди предпринимателей становится популярным облачное товароучётное ПО. Это программа, доступ к которой пользователь получает по подписке, оплачивая её каждый месяц или год. Плата за подписку обычно ниже, чем стоимость «коробочного» ПО, что помогает владельцам кассы сэкономить на автоматизации бизнеса.

Как касса работает с маркировкой и ЕГАИС

Согласно российскому законодательству, производители, импортёры, оптовые и розничные продавцы обязаны передавать в государственные информационные базы данные о вводе в оборот, движении и продаже конечному потребителю некоторых разновидностей товаров. Сведения о продукции, подлежащей обязательной маркировке, поступают в систему мониторинга и прослеживаемости «Честный ЗНАК», о товарах животного происхождения — во ФГИС «Меркурий», об алкогольной продукции — в ЕГАИС, разработанную Росалкогольрегулированием. Например, совсем недавно, с 1 июля 2023 года, акциз начал действовать на новую категорию товара – сахаросодержащие напитки (при продаже оптовикам и рознице поставщики будут платить в казну по 7 рублей за каждый литр напитка). До 30 сентября 2023 года акциз могут не уплачивать компании и ИП, которые включены в госреестр субъектов малого и среднего бизнеса.

Чтобы продавать товары, которые подлежат обязательной маркировке, предпринимателю потребуется касса, поддерживающая ФФД 1.2. Если продавец реализует алкогольную продукцию, нужна касса со специальным ПО, совместимым с ЕГАИС. Для продажи маркированного товара на кассе необходимо отсканировать код маркировки DataMatrix, нанесённый на упаковку продукции. При реализации алкоголя нужно отсканировать федеральную специальную или акцизную марку. Для этого кассиру потребуется специальный 2D-сканер.

Зачем нужна резервная онлайн-касса

Если онлайн-касса была механически повреждена или фискальный накопитель заблокировался, вам придётся приостановить работу, так как закон № 54-ФЗ запрещает принимать платежи без ККТ. Чтобы избежать простоя, предприниматель должен иметь запасную онлайн-кассу – её можно приобрести или арендовать.

В этом случае компания обязана зарегистрировать устройство в налоговой службе. Затем вы заключите договор на обслуживание аппарата с оператором фискальных данных, и вторая касса готова к работе.