По требованиям закона 54-ФЗ любому бизнесу при расчётах с покупателями необходимо использовать онлайн-кассу. Для полноценной работы в рамках закона также потребуется накопитель фискальных данных. К фискальным данным относят все чеки и отчёты, которые формирует ККТ.
Что такое фискальный накопитель
Кассовый накопитель — это устройство, встраиваемое в кассу. Отвечает за присвоение фискального признака всем кассовым документам, зашифровывает информацию и хранит данные о расчётах на встроенном микрочипе.
Фискальные накопители пришли на смену ЭКЛЗ для обеспечения более высокой степени защиты информации, чтобы её невозможно было корректировать и удалять. Кассовый ФН бывает двух видов: на 15 и 36 месяцев использования. Объём внутренней памяти всех устройств не может превышать определённого размера и рассчитан на 250 000 фискальных документов. Поэтому на протяжении всего срока службы пользователь ККТ может пробивать только до 700 чеков в сутки.
Как работает кассовый ФН
Основная их функция заключается в хранении и передаче информации обо всех произведённых расчётах с касс в ОФД. Процесс передачи происходит автоматически при подключении онлайн-кассы к интернету и не требует помощи кассира.
После получения сведений ОФД направляет на ФН электронное подтверждение, которое он фиксирует в виде краткой записи о выполненной операции. В ней отражены информация о кассовом признаке, дата оформления документа, сумма и номер чека.
Помимо передачи данных, кассовый накопитель выполняет целый ряд важных функций:
- Хранение информации о неотправленных кассовых чеках в течение 30 дней. После восстановления подключения ФН направляет все чеки в ОФД и ФНС автоматически.
- Шифрование информации о проведённых кассовых расчётах.
- Фиксация данных в собственной памяти ФН (даже при отключении ККТ от источника электропитания).
- Расшифровка информации.
- Аутентификация кассовых документов.
Требования к хранению кассового накопителя после замены
В соответствии с законодательством, по окончании срока службы фискального накопителя владельцу даётся 30 дней на его замену. При этом допускается использование онлайн-кассы в автономном режиме, когда чекам не присваивается касовый признак, а данные не отправляются в ОФД. Также владельцу необходимо хранить его в течение 5 лет с даты окончания использования. За нарушение требований владельцу ФН грозит штраф.
Помимо этого, имеются следующие основания замены:
- память полностью заполнена;
- техническая неисправность;
- смена собственника онлайн-кассы;
- ошибки при установке или регистрации ФН (такие ошибки приводят к необходимости замены его блока);
- в случае блокировки ККТ.
Замену лучше доверить специалистам, процедура замены ФН на различных моделях онлайн-касс могут незначительно отличаться.
Какой кассовый ФН выбрать
Все модели накопителей, которые допущены к использованию в ККМ на территории РФ, сертифицированы ФСБ России и занесены в специальный реестр ФНС, который находится на официальном сайте налоговой службы.
При выборе ФН необходимо учитывать следующие критерии:
- Систему налогообложения предпринимателя.
Закон 54-ФЗ твёрдо указывает бизнесу, какой кассовый накопитель должен быть использован в онлайн-кассе. - Объём пробиваемых чеков.
Объём памяти рассчитан на запоминание 250 тысяч операций. Исходя из этого при принятии решения крайне важно учесть интенсивность продаж. - Реализация подакцизных или маркированных товаров.
Следует обращать внимание, чтобы накопитель в обязательном порядке поддерживал формат фискальных данных ФФД 1.2.
