Замена фискального накопителя в онлайн-кассах

Фискальный накопитель (ФН) — важный компонент онлайн-кассы, который заменил защищённую контрольную ленту (ЭКЛЗ). В памяти ФН хранятся все чеки и отчёты, сформированные с помощью контрольно-кассовой техники. Использовать онлайн-кассу без фискального накопителя запрещено законом. Кроме того, предприниматель обязан своевременно менять ФН, чтобы касса могла продолжать работу. Разберёмся в том, как самостоятельно заменить фискальный накопитель и когда это необходимо.

Правила использования фискального накопителя

Фискальный накопитель хранит информацию обо всех расчётах, совершённых с помощью онлайн-кассы, и участвует в передаче этих сведений в ФНС через оператора фискальных данных. В отличие от ЭКЛЗ, накопитель не нужно сдавать в налоговую: все документы отправляются через интернет. Информацию, которая внесена в память ФН, невозможно изменить или удалить.

Любой накопитель имеет ограниченный срок службы — 15 или 36 месяцев (470 или 1100 дней). По истечении этого срока ФН перестанет сохранять чеки, и касса не отправит их в налоговую. В ряде случаев фискальный накопитель может заблокироваться и ранее. Заблокированный ФН подлежит замене, его нужно вытащить из кассы.

Чтобы не нарушить закон № 54-ФЗ, предприниматель должен вовремя поменять накопитель на новый. Старый фискальный накопитель ФНС требует хранить в течение пяти лет.

Штраф за работу без фискального накопителя

Использование онлайн-кассы без фискального накопителя или с заблокированным ФН незаконно. Налоговая накажет нарушителя этих правил в соответствии с пунктом 4 статьи 14.5 КоАП РФ. По закону должностным лицам и ИП придётся заплатить штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей. Штраф для юридических лиц может составить от 5 до 10 тысяч рублей.

Когда нужно менять фискальный накопитель

К покупке нового ФН может привести как нарушение правил работы с устройством, так и неправильная настройка онлайн-кассы. В этих случаях просто обновить прошивку кассы или переподключить оборудование будет недостаточно. Рассмотрим причины для замены фискального накопителя.

Истёк срок службы фискального накопителя

Срок действия ФН отсчитывается с момента фискализации кассы. Перед тем как этот период завершится, накопитель нужно заменить. Как правило, онлайн-касса предупреждает пользователя о необходимости переставить ФН за 30 дней до окончания срока службы устройства.

Некоторые предприниматели могут самостоятельно выбрать модель ФН для своей онлайн-кассы. Для других законодатели установили особые правила. Фискальный накопитель со сроком работы 36 месяцев обязаны использовать все организации и ИП, которые применяют специальные режимы налогообложения: УСН, ЕСНХ, патент. Такой же накопитель потребуется всем юрлицам и предпринимателям, которые занимаются оказанием услуг (вне зависимости от налоговой системы).

Продавцы алкоголя, табачных изделий, бензина и других подакцизных товаров должны установить фискальный накопитель со сроком работы 410 дней. Для этого предприниматели приобретают ФН на 15 месяцев, а при регистрации кассы в ФНС указывают, что она будет использоваться для продажи подакцизной продукции. Благодаря этому срок работы накопителя автоматически сокращается до 410 дней. Для организаций и ИП, которые используют онлайн-кассу в автономном режиме, срок действия ФН также сокращён. Накопитель, рассчитанный на 15 месяцев, при установке в такой аппарат фактически проработает только 410 дней, а ФН со сроком службы 36 месяцев — 560 дней.

Закончилось место в памяти накопителя

В микрочипе ФН сохраняется информация о каждой платёжной операции. Очистить память накопителя и продлить срок работы ФН невозможно. Поэтому рано или поздно свободное место закончится. К примеру, фискальный накопитель сроком на 36 месяцев может вместить до 500 тысяч документов.

В меню кассы или Личном кабинете ОФД можно проверить, насколько заполнена память накопителя в данный момент. Кроме того, у многих моделей онлайн-касс есть функция предупреждения о переполнении ФН. Аппарат сам напомнит владельцу о том, что следует сменить накопитель, выведя уведомление на экран или добавив специальный реквизит в отчёт об открытии или закрытии смены.

Касса заблокирована

Онлайн-касса может заблокироваться по разным причинам. К этому приводит неправильно выставленное время, отсутствие интернет-подключения и связи с ОФД в течение 30 дней. Кроме того, если кассир не закрыл смену спустя 24 часа после её начала, это также закончится блокировкой онлайн-кассы и фискального накопителя.

Произошло повреждение ФН или кассы

Замена накопителя может потребоваться при порче ФН или кассового аппарата. Например, если случилось замыкание в электропроводке или окислились контакты. Если на ФН распространяется гарантия, обратитесь к продавцу оборудования, чтобы он отремонтировал или заменил накопитель.

Сменился собственник онлайн-кассы

По закону накопитель может принадлежать только одному владельцу: в настройках онлайн-кассы должен быть указан лишь один собственник. Если аппарат передаётся в пользование другому предпринимателю, ФН необходимо заменить и перерегистрировать кассу в налоговой. Исключение составляет передача кассы в отделение или филиал компании.

Допущена ошибка при регистрации кассы в ФНС

Блокировка фискального накопителя может произойти ещё до начала работы с онлайн-кассой. Если при регистрации кассы на сайте налоговой службы предприниматель допустит ошибки, накопитель станет непригодным для использования. При заполнении документов для регистрации ККМ внимательно проверяйте все введённые данные.

Порядок замены фискального накопителя: инструкция

Замену ФН лучше произвести заранее — до того, как истечёт срок службы накопителя. Пользователи могут сделать это самостоятельно или обратиться за помощью к специалистам. Для того чтобы заменить и настроить фискальный накопитель своими руками, потребуется выполнить несколько операций.

1. Завершите текущую смену. Для этого сформируйте на онлайн-кассе отчёт о закрытии смены. Данные из отчёта позднее потребуются вам для оформления перерегистрации кассы.
2. Проверьте, все ли чеки отправлены в ФНС. Эта информация содержится в сформированном отчёте в графе «Количество непереданных ФД». Кроме того, статус документов можно узнать в Личном кабинете вашего оператора фискальных данных.



3. Закройте архив накопителя: сформируйте на аппарате отчёт о закрытии ФН. Если ваш накопитель помещён в фискальный регистратор, а не онлайн-кассу с дисплеем, используйте специальную программу, которую вы устанавливали на компьютер при первоначальной настройке ККТ. Дождитесь сообщения о том, что данные из отчёта отправлены в ФНС.
4. Извлеките старый ФН и установите новый. Предварительно кассу нужно отключить от розетки. Отсек для фискального накопителя может располагаться в нижней части кассы или рядом с чековой лентой. Вытаскивайте накопитель осторожно, чтобы не повредить шлейф ККТ.
5. Сформируйте на кассе отчёт об изменении параметров регистрации. В меню кассы выберите пункт «Перерегистрация» и введите все запрашиваемые данные. В качестве причины перерегистрации укажите «Замена ФН». После распечатайте отчёт.
6. В течение суток перерегистрируйте кассу. Оформление документов происходит онлайн. Войдите в Личный кабинет ИП или юрлица на сайте ФНС, найдите нужную кассу в разделе с зарегистрированной вами ККТ и оформите заявление на перерегистрацию устройства. В документе потребуется указать причину перерегистрации и данные из сформированных ранее отчётов: время закрытия архива и установки нового ФН, номера и фискальные признаки этих документов. Подпишите заявление с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи и отправьте на рассмотрение.
7. Дождитесь ответа от ФНС. Если при перерегистрации кассы все данные были введены верно, то в течение 5 рабочих дней с момента отправки заявления статус устройства в вашем Личном кабинете изменится на «ККТ перерегистрирована».

При возникновении сложностей с заменой фискального накопителя вы можете обратиться к специалистам компании «Калуга Астрал». Наши сотрудники помогут перенести и активировать накопители, перерегистрировать ККТ с закрытием ФН и решить любую другую проблему, которую вызовет установка оборудования. Стоимость замены фискальных накопителей зависит от срока работы устройств: 15 месяцев или 36 месяцев.