Онлайн-касса для сферы услуг
Применение контрольно-кассовой техники на отечественном рынке регулирует закон № 54-ФЗ. К 2023 году его требования распространились практически на все виды организаций и ИП, которые продают товары или оказывают населению услуги. Рассмотрим правила использования онлайн-касс в сфере услуг и подберём решения для автоматизации бизнеса такого типа.
Зачем нужна онлайн-касса в сфере услуг
Закон № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) обязывает использовать онлайн-кассу при расчётах с покупателем. Это означает, что при каждой операции предприниматель обязан выдать клиенту чек, который служит подтверждением сделки. Чек может быть передан покупателю в бумажной или электронной форме, однако направлять электронный чек разрешено только в том случае, если клиент заранее согласился получить его таким образом и сообщил продавцу свой номер телефона или email.
В сфере услуг кассовые чеки могут заменять бланками строгой отчётности (БСО). Ранее было разрешено использовать бланки, напечатанные в типографии. Однако в 2023 году для замены чека можно выдавать только те БСО, которые были сформированы с помощью онлайн-кассы и, как и чек, содержат ряд обязательных реквизитов.
При формировании чека или бланка строгой отчётности касса должна автоматически передавать информацию о расчётах в ФНС. Для этого владелец ККТ обязан настроить подключение кассы к интернету и обмен сведениями с оператором фискальных данных (ОФД), который отправит чеки в налоговую.
Организации и ИП, которые работают на отдалённых от сетей связи территориях, имеют право не передавать данные в ФНС через ОФД. В этом случае владельцы касс должны самостоятельно отправлять сведения о расчётах в налоговую каждые 30 дней. Многие компании, которым разрешено использовать онлайн-кассу в автономном режиме, всё равно заключают договор с ОФД, так как передавать фискальные данные в ФНС таким способом удобнее всего.
Какая касса подойдёт для работы в сфере услуг
При выборе онлайн-кассы для работы в сфере услуг предприниматели останавливаются на смарт-терминале или на фискальном регистраторе, подключённом к ПК и входящем в состав полноценной POS-системы. Принимать окончательное решение стоит с оглядкой на то, насколько большой поток клиентов вам предстоит обслуживать в течение дня.
Компаниям с небольшим количеством посетителей подойдёт смарт-терминал — касса, встроенная в планшет. Правильно подобранное программное обеспечение позволит пользователю терминала вести статистику сделок, создавать акции, отправлять клиентам выгодные персональные предложения.
Многие смарт-терминалы работают без подзарядки на протяжении нескольких часов, благодаря чему их можно использовать, не опасаясь проблем с электричеством. В числе таких терминалов Эвотор 5i, MSPOS-D и aQsi 5Ф, которые удобно брать на выезд к клиенту, если работу приходится выполнять у него на дому. В каждое из этих устройств встроен терминал эквайринга, благодаря чему продавец сможет принять оплату не только наличными, но и банковской картой или смартфоном по NFC.
Среди смарт-терминалов представлены и более габаритные модели с горизонтально ориентированным экраном. Пользователям Эвотор 10 и АТОЛ Sigma 8 из-за этой особенности проще редактировать карточки услуг и вести клиентскую базу. Дополнительные USB-порты на корпусе устройств позволяют при необходимости подключить периферийное оборудование: денежный ящик, весы, дисплей для клиента.
Если каждый день вы обслуживаете большое количество посетителей или у вас уже есть ПК с настроенным товароучётным обеспечением, обратите внимание на фискальный регистратор. По сравнению со смарт-терминалами регистраторы обладают ограниченным набором функций: они умеют только формировать и печатать чеки, отправлять их в ФНС и клиенту. Некоторые модели фискальных регистраторов обойдутся предпринимателю намного дешевле, чем смарт-терминал: например, невысокой ценой отличается АТОЛ 1Ф. Салонам с высокой проходимостью подойдёт АТОЛ 77Ф со скоростью печати чека до 300 мм/сек и защитой от застревания лезвия автоотрезчика.
При покупке онлайн-кассы необходимо обратить внимание на то, чтобы выбранная модель была внесена в реестр ККТ на сайте Федеральной налоговой службы. Это касается и фискального накопителя — устройства, которое встраивается в кассу, чтобы зашифровывать и хранить данные о расчётах. Согласно пункту 6 статьи 4.1 закона № 54-ФЗ, все организации и ИП, которые оказывают услуги населению, обязаны использовать фискальные накопители со сроком действия 36 месяцев. Подобрать подходящее устройство вы можете в каталоге нашего магазина. По запросу наши специалисты заменят фискальный накопитель прямо в вашем офисе.
Какое ПО выбрать для кассы в сфере услуг
Для работы владельцу онлайн-кассы потребуется кассовое и товароучётное программное обеспечение. Программы первого типа необходимы для совершения расчётов с клиентом и передачи данных в ФНС. Зачастую смарт-терминалы и фискальные регистраторы продаются с предустановленным кассовым ПО. Например, устройства «Эвотор» поставляются с обеспечением, которые было разработано специалистами этой компании.
Товароучётное ПО — главный инструмент автоматизации бизнеса. С помощью товароучётных систем владелец онлайн-кассы может анализировать продажи, отслеживать движение товара и расходных материалов, составлять отчётность, вести клиентскую базу и даже проводить инвентаризацию. Крупнейший бренд торгового ПО «1С» выпустил специальную конфигурацию «1С: Предприятие 8. Салон красоты» для работы в сфере услуг. Программа отображает финансовые показатели компании, даёт возможность просматривать журнал записи клиентов и график мастеров. Для ведения бухгалтерского и налогового отчёта необходимо настроить интеграцию программы с «1С: Бухгалтерия». Сделать это помогут сотрудники «Астрал ККТ».
В последнее время среди владельцев онлайн-касс набирает популярность облачное ПО, например, YClients. Доступ к такой программе пользователь получает по подписке, которую нужно оплачивать каждый месяц или год. Как правило, для того чтобы воспользоваться продуктом, нужно просто зайти на его сайт и ввести логин и пароль. Вся ответственность за обновление программы и конфиденциальное хранение данных ложится на разработчика ПО.
Кто не обязан применять онлайн-кассу в 2023 году
В статье 2 закона о ККТ перечислены группы индивидуальных предпринимателей и организаций, которые могут не применять кассу. Послабления зависят от вида деятельности компании, её территориального расположения, а также от режима налогового обложения.
Работать в сфере услуг без кассы имеют право:
- Организации и ИП, которые занимаются ремонтом обуви и ключей, вспашкой огородов или распиловкой дров, уходом за детьми, больными или престарелыми, предоставляют услуги носильщиков на вокзалах и в портах, принимают от населения сырьё для переработки или утилизации.
- ИП, которые сдают в аренду жилые помещения, находящиеся у них в собственности.
- Организации, которые оказывают услуги в сфере образования или физкультуры и спорта в качестве основного вида деятельности. Не использовать онлайн-кассу разрешено только при расчётах в безналичной форме без предъявления электронного средства платежа.
- ИП, которые применяют патентную систему налогообложения и занимаются ремонтом одежды и обуви, мойкой и техобслуживанием автотранспорта, уборкой квартир и рядом других видов деятельности, указание на которые есть в пункте 2.1 статьи 2. В этом случае предприниматель обязан выдавать клиенту документ для подтверждения расчёта.
- Самозанятые и ИП, которые платят налог на профессиональный доход. При отказе от ККТ они обязаны использовать приложение «Мой налог».
- Организации и ИП, которые работают в труднодоступной местности, могут не использовать онлайн-кассу, но должны выдавать клиентам чеки. Списки труднодоступных территорий самостоятельно составляют и публикуют субъекты РФ.
Кроме того, организации и ИП, которые оказывают услуги другим юридическим лицам и предпринимателям, могут не применять онлайн-кассу при безналичных расчётах. Это правило действует только при расчётах без использования электронных средств платежа (банковских карт, платёжных приложений).
Штрафы за ошибки при использовании кассы
Виды ответственности за нарушение требований к работе с онлайн-кассой описаны в статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
| Нарушение | Наказание | |
|---|---|---|
| для должностных лиц и ИП | для юридических лиц | |
| Неприменение ККТ | Штраф в размере 25-50% от суммы расчёта, но не менее 10 тысяч рублей | Штраф в размере 75-100% от суммы расчёта, но не менее 30 тысяч рублей |
| Повторное неприменение ККТ (в случае если сумма расчётов без кассы составила 1 млн рублей или более) | Для должностных лиц — дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет. Для ИП — приостановление деятельности на срок до 90 суток | Приостановление деятельности на срок до 90 суток |
| Использование незарегистрированной ККТ | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей | Штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей |
| Использование ККТ, которая не соответствует требованиям законодательства | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей | Штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей |
| Применение ККТ с нарушением других требований закона № 54-ФЗ (отсутствие обязательных реквизитов в чеке и т.п.) | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей | Штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей |
| Невыдача клиенту кассового чека или бланка строгой отчётности | Штраф в размере 2 тысячи рублей | Штраф в размере 10 тысяч рублей |
| Игнорирование запросов налоговой или представление документов по запросу с опозданием | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей | Штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей |
ФНС даёт пользователям онлайн-касс возможность исправить некоторые ошибки. Если компания обнаружит, что допустила нарушение до того, как это заметит налоговая, и добровольно передаст ФНС информацию о совершённой ошибке, то платить штраф не придётся. Так разрешено поступать тем продавцам, которые:
- не выдали клиенту чек или БСО;
- сформировали чек с ошибкой;
- один раз не использовали кассу при оказании услуги или продаже товара;
- применили незарегистрированную ККТ или кассу, которая не соответствует другим требованиям закона.
