Онлайн-касса для ИП: полное руководство по выбору и установке
Большинство индивидуальных предпринимателей, которые ведут бизнес на территории России, обязаны использовать онлайн-кассу и отправлять в ФНС данные о принятых платежах. Правильный подбор кассы для ИП поможет упростить работу продавца и увеличить производительность торговой точки. Разберёмся в том, какие модели онлайн-касс для ИП продаются сегодня, как выбрать ККТ для своего магазина и начать работу с ней.
Виды онлайн-касс для ИП
Сейчас на рынке представлено несколько типов касс для ИП. Все эти устройства выполняют главные задачи ККТ: формируют чеки, распечатывают их для клиента и отправляют в налоговую службу. Однако разные типы онлайн-касс отличаются друг от друга дополнительными возможностями.
Помимо «физических» моделей, которые будут стоять в кассовой зоне магазина, производители техники предлагают и электронные кассы для ИП, работающие как программа по подписке. Перед покупкой кассы для ИП рассмотрим все виды устройств.
Автономные кассы
Кнопочные автономные онлайн-кассы обладают скромной функциональностью по сравнению с кассами других видов и потому стоят дешевле. С помощью такого устройства продавец сможет только фискализировать сделку: пробить чек и передать данные о продаже в ФНС. Кроме того, в автономную кнопочную кассу можно внести товарную номенклатуру. Наименования товаров вводятся вручную или загружаются с ПК с помощью специальной программы.
Смарт-терминалы
Смарт-терминал — это онлайн-касса с сенсорным экраном. Этот вид ККТ подойдёт тем предпринимателям, которые хотят печатать чеки, собирать статистику продаж и создавать карточки товаров и услуг с помощью одного устройства. Благодаря дополнительным программам пользователи смарт-терминала смогут составлять график работы мастеров, вести клиентскую базу и отправлять покупателям информацию о скидках.
Фискальные регистраторы
У этого типа онлайн-касс нет дисплея. Фискальные регистраторы могут работать только при подключении к ПК. Такой тип онлайн-кассы подойдёт тем предпринимателям, которые уже установили в торговой точке компьютер с товароучётной системой и кассовым ПО, но не приобрели технику для фискализации сделок и печати чеков.
Облачные кассы
Цифровые кассы для ИП — удобный аналог обычной онлайн-кассы для предпринимателей, которые продают товары только в интернет-магазине. Облачная касса находится не в офисе продавца, а в дата-центре провайдера, у которого предприниматель арендовал устройство. Для того чтобы ККТ пробивала чеки, продавец должен интегрировать её с эквайринговым модулем, установленным на сайте. Когда клиент оплатит покупку, интернет-касса для ИП получит сигнал и сформирует чек автоматически. Если продавцу потребуется узнать данные о сделке, он сможет увидеть их в Личном кабинете ОФД или в специальном облаке.
Как выбрать онлайн-кассу для ИП
Чтобы подобрать кассу и терминал для ИП, нужно обратить внимание на несколько параметров.
Количество покупателей. Если вы ищете онлайн-кассу для магазина с высокой проходимостью, вам потребуется устройство с автоотрезчиком чековой ленты и скоростью печати чека от 200 мм/сек. Например, справиться с большим потоком покупателей поможет фискальный регистратор АТОЛ 22 v 2Ф.
Место расчётов. Для обычной работы в торговом зале подойдут фискальные регистраторы АТОЛ 22 v 2Ф и АТОЛ 30Ф. Если продавец открыл интернет-магазин и ищет онлайн-кассу для ИП без аппарата, ему понравится облачная касса АТОЛ Онлайн, которую можно интегрировать с наибольшим количеством эквайринговых сервисов и CMS в сравнении с конкурентами. Если же ИП хочет использовать одно устройство для стационарной торговли и фискализации покупок из интернет-магазина, ему можно приобрести смарт-терминал Эвотор 7.2 и установить на него ПО «Бизнес.Ру – Онлайн-чеки» для интеграции с сайтом.
Бюджет на покупку ККТ. Как сэкономить на кассе для ИП? Предпринимателю с небольшим бюджетом подойдёт дешёвый фискальный регистратор АТОЛ 30Ф. Молодому бизнесу стоит обратить внимание на смарт-терминалы фирмы Эвотор, например, Эвотор 5i. Главные преимущества этой модели — простая интеграция эквайринга и минимум затрат на учёт продаж. Благодаря своей многофункциональности эта онлайн-касса удобна для ИП без работников.
Функциональность. Если ИП требуется не просто пробивать чеки и отправлять их в налоговую, а оборудовать пункт для товарного учёта, ему стоит установить в кассовой зоне POS-систему. Эксперты «Астрал ККТ» рекомендуют приобрести регистратор АТОЛ 22 v 2Ф для формирования и печати чеков, POS-терминал АТОЛ Optima для управления кассой и установить на него облачную версию «1С:Касса» для контроля за товарной номенклатурой и назначения цен на продукцию. Если магазин продаёт алкоголь и должен отправлять данные в ЕГАИС, при оформлении «1С:Касса» потребуется выбрать тариф «Расширенный». В остальных случаях можно использовать «Стандартный» пакет ПО.
Наличие кассы в реестре ФНС. При покупке любого аппарата важно проверить, внесена ли выбранная модель в реестр ККТ, составленный налоговой службой. Использовать устройства, которые не включены в этот перечень, запрещено законом.
Задумались о том, где взять онлайн-кассу для ИП? В интернет-магазине «Астрал ККТ» вы найдёте все популярные модели смарт-терминалов и фискальных регистраторов. Все устройства, представленные в каталоге, прошли проверку ФНС и содержатся в госреестре.
Как установить и подключить онлайн-кассу: пошаговое руководство
Подключение онлайн-кассы для ИП можно провести самостоятельно или с помощью специалистов. Подробную инструкцию по установке и настройке кассы мы привели в отдельном материале. Перечислим основные этапы установки.
- Покупка онлайн-кассы и подбор фискального накопителя (ФН). Основное отличие разных моделей ФН — срок их работы, который по умолчанию составляет 15 или 36 месяцев. Согласно закону № 54-ФЗ, при выборе фискального накопителя нужно учитывать налоговый режим и сферу деятельности ИП.
- Заключение договора на обслуживание кассы для ИП. При покупке онлайн-кассы в магазине «Астрал ККТ» предприниматель может оформить услугу годовой технической поддержки устройства. Наши специалисты помогут установить в кассу фискальный накопитель, обновят программное обеспечение ККТ и загрузят все необходимые драйверы.
- Подключение онлайн-кассы к ПК и интернет-сети. Стабильное интернет-соединение нужно для того, чтобы ККТ вовремя отправляла данные о расчётах в налоговую службу.
- Подключение к оператору фискальных данных (ОФД). По закону передавать чеки в ФНС можно только через посредника-ОФД.
- Регистрация кассы и ФН в налоговой службе. Предпринимателю потребуется заполнить и отправить заявление о регистрации ККТ и получить от ФНС регистрационный номер кассы. Подать документы можно в региональном отделении налоговой или онлайн через Личный кабинет ИП на сайте ФНС. Для отправки электронных документов предпринимателю нужно выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись.
- Фискализация онлайн-кассы. В течение суток после получения регистрационного номера предприниматель должен ввести его в онлайн-кассу и распечатать отчёт о регистрации устройства. Для завершения регистрации данные из отчёта нужно передать в налоговую.
- Регистрация кассы в Личном кабинете ОФД.
| Условия работы | Срок службы ФН |
| ИП на спецрежиме (УСН, ПСН, ЕСХН) | Не менее 36 месяцев |
| ИП совмещает общий и специальный режимы налогообложения | Не менее 13 месяцев |
| ИП только оказывает услуги (даже при ОРН) | 36 месяцев |
| Сезонная работа (даже если УСН/ПСН/ЕСХН) | Не менее 13 месяцев |
| Торговля подакцизными товарами | Не более 410 дней (срок автоматически уменьшается после активации ФН в кассе с признаком торговли подакцизами) |
| Автономный режим работы | 410/560 дней (срок автоматически уменьшается после регистрации кассы с ФН на 15/36 месяцев) |
Стоимость установки кассы для ИП зависит не только от модели устройства, но и от организации, которая оказывает предпринимателю техническую поддержку. Чтобы установить кассу для ИП под ключ быстро и по низкой цене, обратитесь к специалистам «Астрал ККТ».
Как работает онлайн-касса
Разобраться в том, как работает онлайн-касса для ИП, несложно. Общая схема работы с онлайн-кассой для ИП выглядит так:
- Покупатель оплачивает товар.
- Онлайн-касса формирует чек, данные о расчёте сохраняются в память фискального накопителя.
- Кассир печатает чек или отправляет его покупателю в электронном виде.
- Касса отправляет чек оператору фискальных данных (ОФД).
- ОФД передаёт чек в налоговую.
- ФНС одобряет транзакцию и сохраняет данные.
После совершения покупки клиент может проверить чек в специальном приложении от ФНС, на портале налоговой службы или на сайте оператора фискальных данных.
Если ИП использует кассу для салона красоты или другого предприятия, которое оказывает услуги, а не продаёт товары, принцип работы онлайн-кассы будет таким же. Предприниматели из сферы услуг имеют право выдавать своим клиентам не чеки, а бланки строгой отчётности (БСО), которые формируются с помощью онлайн-кассы. БСО должны содержать те же реквизиты, что и обычные кассовые чеки.
Когда ИП не нужна онлайн-касса
Правила использования касс для ИП даны в законе № 54-ФЗ. Применять онлайн-кассу при продаже товаров и оказании услуг обязаны почти все предприниматели. Исключения перечислены в статье 2 закона о ККТ. Вне зависимости от налогового режима принимать платежи без онлайн-кассы могут те ИП, которые:
- Сдают в аренду принадлежащие им жилые помещения.
- Продают газеты и журналы в киосках.
- Обеспечивают питанием учеников и сотрудников школ, университетов, колледжей.
- Продают товары на ярмарках и рынках без павильонов, киосков, палаток.
- Продают товары вразнос с рук или из ручных тележек.
- Принимают от населения утильсырьё и стеклянные изделия.
- Ремонтируют обувь, ключи, металлическую галантерею.
- Продают мороженое в киосках.
- Продают безалкогольные напитки, воду или молоко на розлив.
- Присматривают за детьми, престарелыми, больными.
- Продают квас, молоко, растительное масло, керосин, живую рыбу из автоцистерн.
- Торгуют овощами вразвал.
- Продают изделия народных художественных промыслов, которые изготовили сами.
- Занимаются вспашкой огородов и распиловкой дров.
- Продают бахилы в розницу.
- Оказывают услуги носильщиков на вокзалах и в портах.
В других ситуациях, например, если ИП оказывает юридические услуги на УСН, онлайн-касса нужна.
Онлайн-кассу могут не использовать ИП на патенте, если они занимаются одним из видов деятельности, указанных в пункте 2.1 статьи 2, за исключением продажи подакцизной и маркированной продукции. Однако эти предприниматели обязаны выдавать своим клиентам документ, который заменит чек и будет служить подтверждением того, что платёж был принят.
Если ИП становится плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), он также может не применять онлайн-кассу. В этом случае вместо ККТ потребуется использовать приложение «Мой налог» и пробивать чеки с его помощью.
Если местность, в которой работает ИП, признана труднодоступной, предприниматель также может принимать платежи без онлайн-кассы. При этом продавец обязан выдавать покупателям чеки или другие документы, подтверждающие сделку. Если же ИП находится на территории, отдалённой от сетей связи, он может использовать кассу в автономном режиме, без подключения к интернету. Списки труднодоступных и отдалённых от сетей связи территорий составляют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ.
Многие ИП, которые не обязаны применять онлайн-кассу, используют её несмотря на послабления. Благодаря современной ККТ продавец может быстро и легко принять наличные и безналичные платежи. Если онлайн-касса подключена к интернету, она автоматически передаст данные о расчётах в ФНС и избавит предпринимателя от необходимости выгружать эти сведения и отправлять их в налоговую самостоятельно. Подобрать и оформить кассу для ИП вы сможете в интернет-магазине «Астрал ККТ».
Онлайн-касса и УСН
Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН? Большинство ИП, которые применяют упрощённый налоговый режим (УСН), должны использовать кассу. Однако ИП на «упрощёнке» могут отказаться от применения ККТ, если они работают в местности, которая признана труднодоступной. Перечни таких территорий размещаются на сайтах субъектов РФ.
Кроме того, касса для ИП на УСН не потребуется, если предприниматель занимается одним из видов деятельности, указанных в части 2 статьи 2 закона о ККТ. Например, если предприниматель ремонтирует обувь или собирает утильсырьё для переработки, онлайн-касса ему не нужна.
С оформлением кассы для ИП в налоговой службе помогут сотрудники «Астрал ККТ». Наши специалисты зарегистрируют онлайн-кассу в ФНС и ОФД, чтобы вы могли быстро начать работу.
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы у ИП
| Нарушение | Наказание |
| Неприменение ККТ | Штраф в размере 25-50% от суммы расчёта, но не менее 10 тысяч рублей |
| Повторное неприменение ККТ (в случае если сумма расчётов без кассы составила 1 млн рублей или более) | Приостановление деятельности на срок до 90 суток |
| Применение ККТ с нарушением требований закона № 54-ФЗ: использование незарегистрированной ККТ, отсутствие фискального накопителя или договора с ОФД, формирование чеков с ошибками и т.д. | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей |
| Невыдача клиенту кассового чека или бланка строгой отчётности | Штраф в размере 2 тысячи рублей |
| Игнорирование запросов налоговой или представление документов по запросу с опозданием | Штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей |
