Как подключить и настроить онлайн-кассу
В 2023 году использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны почти все организации и индивидуальные предприниматели, которые работают на территории России. Закон № 54-ФЗ обязывает продавцов применять онлайн-кассу для того, чтобы передавать покупателям бумажные и электронные чеки и отправлять данные о расчётах в ФНС и систему маркировки «Честный ЗНАК».
Подключить и настроить кассу можно удалённо, не покидая своего офиса. В этом вам поможет компания «Калуга Астрал» — сертифицированный оператор фискальных данных и продавец контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, как подключить онлайн-кассу дистанционно.
Шаг 1. Приобретите онлайн-кассу и фискальный накопитель
Сегодня на рынке представлено несколько типов онлайн-касс, каждый из которых обладает своими преимуществами:
- кнопочные автономные кассы позволяют выполнить только необходимый минимум операций: принять оплату от клиента, распечатать для него чек и передать фискальные данные в налоговую. Несомненный плюс ККТ этого вида — их низкая цена;
- встроенные в планшет смарт-терминалы обладают расширенным функционалом: с помощью правильно подобранного ПО пользователь сможет создавать карточки товаров, формировать отчёты о выручке, вести клиентскую базу;
- у фискальных регистраторов нет дисплея, и поэтому они работают только при подключении к компьютеру с товароучётной и кассовой программами. Этот тип ККТ подойдёт тем предпринимателям, которые хотят сэкономить на автоматизации своего бизнеса;
- облачная касса позволяет принимать оплату онлайн. Этот сервис пригодится интернет-магазинам и службам доставки.
Для хранения и передачи данных о расчётах в онлайн-кассу необходимо установить фискальный накопитель. Пользователи облачной кассы также обязаны оплатить его. Срок действия фискальных накопителей ограничен. Вы можете приобрести накопитель со сроком работы 15 или 36 месяцев.
Приобретайте онлайн-кассы и фискальные накопители из реестра контрольно-кассовой техники ФНС. Если устройства не включены в госреестр, сотрудники налоговой откажутся их регистрировать и использовать кассу будет невозможно.
Шаг 2. Подключите кассу к ПК и интернету
Онлайн-кассу потребуется подключить к компьютеру с помощью USB-кабеля. На ПК нужно установить драйвер для работы с ККТ. Как правило, необходимые драйверы записаны на загрузочный диск, который идёт в комплекте с кассой. Также нужное программное обеспечение можно скачать с сайта производителя.
Настроить для кассы интернет-соединение необходимо для того, чтобы продавец мог передавать сведения о расчётах через оператора фискальных данных в ФНС. Способ подключения кассы к интернету зависит от выбранной модели ККТ. Устройство можно подключить к модему или Wi-Fi-роутеру через USB или установить в кассу SIM-карту и использовать мобильный интернет.
Шаг 3. Выберите оператора фискальных данных
Оператор фискальных данных (ОФД) — это посредник между предпринимателем и Федеральной налоговой службой, без которого невозможна работа с онлайн-кассой. ОФД передаёт в налоговую всю информацию о расчётах на кассе. Заключение договора с ОФД — одно из требований закона № 54-ФЗ.
Обратите внимание на то, что оператор фискальных данных должен пройти аккредитацию в ФНС. Перечень сертифицированных операторов представлен на официальном сайте налоговой.
Многие ОФД предлагают пользователям различные инструменты для анализа фискальных данных. В Личном кабинете Астрал.ОФД представлена информация о выручке компании за разные отчётные периоды, а также сведения о сумме возвратов и размере среднего чека. У пользователя есть возможность выгрузить всю аналитику в формате XLS и продолжать работать с ней в Excel.
Шаг 4. Зарегистрируйте кассу в налоговой
Регистрация онлайн-кассы в ФНС также необходима, чтобы начать работу с устройством. Во время регистрации сотрудники налоговой фиксируют сведения о конкретной кассе, установленном в ней фискальном накопителе и пользователе, которому она принадлежит.
Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой можно при личном визите или удалённо. Во втором случае предпринимателю потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Выпустить УКЭП необходимо в удостоверяющем центре ФНС. Подать заявление на удалённую регистрацию кассы можно на сайте налоговой, через портал «Госуслуги» или в Личном кабинете вашего оператора фискальных данных. Чтобы зарегистрировать ККТ дистанционно на сайте ФНС, необходимо:
- Завести Личный кабинет юрлица или ИП на официальном портале налоговой. Для входа в Личный кабинет нужна УКЭП.
- Заполнить заявление на регистрацию ККТ. В документе потребуется указать:
- адрес установки кассы;
- тип помещения, в котором будет использована касса (например, офис, квартира или склад);
- модель и заводской номер кассы;
- модель и заводской номер фискального накопителя;
- название компании-оператора фискальных данных, с которой вы заключили договор;
- особенности деятельности вашей компании: будет ли касса использована при продаже лотерейных билетов или приёме ставок, станете ли вы использовать её только в автономном режиме.
- Подписать заявление с помощью УКЭП руководителя организации или индивидуального предпринимателя и отправить документ.
- Дождаться проверки заявления в ФНС. Если все поля документа заполнены правильно, кассе присвоят регистрационный номер, который отобразится в Личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Этот номер потребуется на следующем этапе подключения кассы онлайн.
Как зарегистрировать онлайн-кассу для ООО и ИП
Применять онлайн-кассу на территории России обязаны почти все ИП и ООО. Послабления предоставляются лишь некоторым компаниям и предпринимателям на основании их местоположения, рода их деятельности и используемой ими системы налогообложения. Все исключения описаны в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Регистрация онлайн-кассы для ООО и ИП происходит одинаково. В заявлении на регистрацию необходимо заполнить одни и те же графы: адрес установки ККТ, модели кассы и фискального накопителя, сведения об ОФД. Единственное различие состоит в том, что при регистрации ККТ для ИП на сайте ФНС необходимо использовать Личный кабинет индивидуального предпринимателя, а при регистрации кассы для ООО — ЛК для юридического лица.
Шаг 5. Проведите фискализацию кассы
Фискализация кассы необходима для того, чтобы завершить регистрацию устройства в ФНС. Провести фискализацию нужно в течение суток после получения регистрационного номера ККТ на сайте налоговой.
С помощью установленного на компьютере программного обеспечения или через интерфейс самой ККТ внесите в онлайн-кассу следующую информацию:
- регистрационный номер кассы;
- адрес, название и ИНН организации;
- данные пользователя кассы (сотрудника, от имени которого подали заявление на регистрацию);
- название ОФД и параметры подключения к нему.
Обратите внимание на то, что каждый аппарат имеет свои особенности настройки. Для успешного завершения регистрации рекомендуем обратиться за помощью к специалистам.
После ввода данных касса распечатает отчёт о проведённой регистрации. Войдите в Личный кабинет на сайте ФНС, откройте ваше заявление на регистрацию кассы и нажмите на кнопку «Завершить регистрацию». Вам потребуется внести ряд данных из распечатанного отчёта:
- номер отчёта;
- фискальный признак документа;
- время и дату подготовки отчёта.
После ввода этих сведений подпишите заявление с помощью УКЭП и отправьте его на проверку. В течение пяти дней после фискализации ККТ в вашем Личном кабинете на сайте ФНС появится карточка регистрации кассы.
Шаг 6. Зарегистрируйте кассу в ОФД
Информацию о регистрации кассы нужно внести в Личный кабинет сервиса ОФД. Как правило, потребуется ввести:
- регистрационный номер ККТ;
- код отделения ФНС;
- заводской номер кассы и её модель;
- заводской номер фискального накопителя и его модель;
- срок действия фискального накопителя;
- адрес установки ККТ.
После заполнения форму необходимо подписать с помощью УКЭП.
Шаг 7. Подберите дополнительное оборудование и расходные материалы
Расходные материалы потребуются для корректной работы любой онлайн-кассы: все типы касс (за исключением облачной) используют чековую ленту для печати фискальных документов. При покупке ленты обязательно обратите внимание на её ширину, чтобы расходники были совместимы с вашей ККТ.
Для считывания штрихкодов продукции при продаже товара на кассе или во время инвентаризации продавцу потребуется сканер кодов или терминал сбора данных. Печатать ценники лучше на специальном принтере для этикеток. Благодаря технологиям термической и термотрансферной печати, подготовленные этикетки останутся пригодными для использования в течение долгого времени.
За помощью в настройке оборудования вы можете обратиться к специалистам компании «Калуга Астрал». Наши сотрудники подключат и настроят принтер этикеток, платёжный терминал и любое другое дополнительное оборудование для успешной работы вашей торговой точки.
