Какая онлайн-касса подойдёт для интернет-магазина?

Схема продажи онлайн-магазина по ФЗ-54

1. Покупатель оплачивает заказ.
2. Онлайн-касса фиксирует продажу в ФН.
3. Запись передается ОФД.
4. Чек отправляется покупателю на email или мобильный телефон.

Помните, что согласно п. 5 статьи 1.2 54-ФЗ чеки отправляет не платежная система, а продавец.

К счастью, эта функция давно разработана во всех популярных CMS интернет-магазинов. Остается только привести эту форму в надлежащий вид в соответствии с новым законом.

Какому интернет-магазину не нужна онлайн-касса

Существуют исключения, позволяющие отдельным интернет-магазинам не использовать онлайн-кассы. К ним относятся...

• Сайты, работающие только с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые расплачиваются за товары и услуги по безналу (п. 9 ст. 2 54-ФЗ).
• Интернет-магазины, принимающие оплату почтовым переводом через «Почту России». В этом случае «Почта» является платежным агентом и сама выдает чек покупателю (письмо Минфина от 24.07.2017).
• Сайты религиозных организаций, продающие религиозную литературу и предметы культа (п. 6 ст. 2 54-ФЗ).
• Интернет-магазины, торгующие изделиями народных художественных промыслов от имени изготовителей (п. 2 ст. 2 54-ФЗ).

Обратите внимание! «Почта России» и иные организации могут взять на себя функции платежного агента, избавив от необходимости приобретения онлайн-кассы.

При этом помните, что не каждый посредник в состоянии вас избавить от необходимости выдачи чека. Рассмотрим их поподробнее…

Различия между платежным сервисом и платежным агентом

С юридической точки зрения это два совершенно разных понятия.

Платежный сервис — это технически оснащенный канал связи для передачи электронных средств от покупателя к продавцу. Своего рода посредник, не имеющий прямого доступа к деньгам, всего лишь осуществляющий трансфер. Платежные сервисы предоставляются финансово-кредитными организациями, а потому не используют онлайн-кассы.

Платежный агент — это организация, реализованная в любом формате, которая берет наличные денежные средства у покупателя — физического лица, зачисляет их на свой расчетный счет, а потом переводит их продавцу, удерживая агентское вознаграждение. Такие посредники обязаны выдавать чеки от имени продавца, а значит, должны использовать онлайн-кассы.

Что должно быть в чеке интернет-магазина

Ознакомиться с требованиями к фискальному чеку можно в статье 4.7 54-ФЗ. Согласно закону, он должен содержать такие данные, как:

• наименование документа;
• порядковый номер;
• реквизиты организации;
• адрес сайта;
• ИНН;
• система налогообложения;
• назначение расчета (приход или возврат);
• форма расчета (наличный или безналичный способ оплаты);
• перечисление товаров или услуг;
• стоимость, скидки, наценки;
• ставка НДС и его сумма;
• информация о работнике (должность и фамилия);
• регистрационный номер ККТ;
• номер фискального накопителя.

Иногда к нему прикладывается ссылка на файл с QR-кодом, впрочем, эта процедура необязательна.

Порядок регистрации онлайн-кассы интернет-магазина в ОФД и ФНС

Процесс регистрации кассы электронной коммерции практически не отличается от регистрации онлайн-кассы офлайнового бизнеса. Необходимо проделать аналогичные шаги.

1. Получить электронную подпись для защиты данных при передаче.
2. Заключить договор с оператором ФД для передачи им сведений в налоговую.
3. Подать заявление на регистрацию онлайн-кассы на сайте ФНС через личный кабинет.
4. Ввести полученные регистрационные данные на кассе.
5. Закончить регистрацию на сайте ФНС, подтвердив процедуру в личном кабинете.

Каждый этап достаточно прост и понятен в том случае, если вы имеете физический доступ к кассе. Однако многие интернет-магазины могут работать по схеме аренды, когда фактически касса будет находиться в обслуживающей компании. В этом случае проделывается описанная выше процедура, за исключением того, что вводить регистрационные данные в кассу будут сотрудники сервиса.

Для работы с онлайн-кассой необходимо подключить ее к конкретному интернет-магазину, то есть к программе, управляющей CMS сайта. Для выполнения этой задачи разработаны специальные модули интеграции. Если ваша CMS не поддерживает работу с готовыми модулями, придется нанять программиста для составления индивидуального кода.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

Первое, от чего стоит отталкиваться, — это понимание того, что единого решения для всех магазинов не существует. Поэтому выбирать онлайн-кассу следует из особенностей вашего бизнеса. Условно все существующие интернет-магазины можно разделить на несколько видов по способу реализации товаров и приему платежа.

• Произведение расчетов в пунктах выдачи.
• Прием оплаты через собственных курьеров.
• Прием платежей через стороннюю курьерскую службу (аутсорсинг).
• Использование нескольких способов одновременно.

Теперь давайте рассмотрим каждый из вариантов более подробно.

Прием оплаты только в пункте выдачи

Работа такого онлайн-сервиса выглядит следующим образом. Интернет-магазин принимает заявки, резервирует товар, менеджеры согласовывают заказы. Далее товары доставляются в пункт выдачи, куда приходит покупатель и где происходит расчет. В этом случае онлайн-касса ставится в точке, а сам расчет проходит по общим правилам.

Таким организациям подойдёт онлайн-касса для малого бизнеса, например Дримкас-Ф. Часто с такими кассами в комплекте идут фискальный накопитель и годовое обслуживание ОФД.

Стоимость оборудования начинается от 20 000 рублей.

Прием оплаты через собственных курьеров

В этом случае принимает деньги и выдает чек ваш сотрудник-курьер, доставляющий товар. Поэтому ему понадобится мобильная онлайн-касса с подключением к интернету. У каждого сотрудника должен быть свой аппарат. Организовать расчет можно одним из способов.

• Фискальный регистратор и смартфон с кассовой программой, взаимодействующие по беспроводной связи.
• Портативная онлайн-касса со встроенным принтером для печати чеков.

Недостатки ФР в том, что он достаточно быстро разряжается, преимущества — меньше везти. Портативная онлайн-касса, наоборот, подходит для длительной работы, но намного тяжелее и больше ФР.

Стоимость фискального регистратора начинается от 20 000 рублей, портативных касс с фискальным накопителем — от 17 500 рублей.

Прием оплаты через аутсорсинговую курьерскую службу

Вспомните, что мы писали о платежных агентах, — этот как раз из таких случаев. Курьерская компания сама выдает чек при получении денег, а затем переводит средства на счет интернет-магазина безналом. Таким образом, фискализация входит в обязанности сторонней курьерской службы, их сотрудники носят мобильные кассы и выдают чеки покупателям.

Важно! Несмотря на то что курьерская служба выступает в качестве платежного агента, она должна отражать в чеке вас как конечного получателя платежа.

Прием оплаты на сайте при аренде онлайн-кассы

Для приема оплаты онлайн вам придется покупать, устанавливать и подключать кассу в своем офисе либо заключать договор на аренду с организацией, оказывающей такие услуги. При последнем варианте вы приобретаете у компании фискальный накопитель, он подключается к кассе, к которой вы не имеете физического доступа. Ремонт и обслуживание проводят сотрудники сервиса аренды. При регистрации кассы в ФНС ввести данные за вас может сервисный инженер.

Передача данных может производиться двумя способами: онлайн-касса подключается к интернет-магазину либо к платежной системе. Для подключения ККТ напрямую к сайту используют готовые модули интеграций, разработанные для всех популярных CMS. Для интеграции с платежными системами потребуются услуги программиста. Для подключения к другой платежной системе и/или оператору придется перерегистрировать онлайн-кассу или арендовать ККТ у другой организации.

Помните! Вам принадлежит только накопитель, переставлять его в другое оборудование запрещено законом.

Стоимость годового обслуживания колеблется от 26 000 до 42 000 рублей в год, словно вы ежегодно покупаете новую онлайн-кассу.

Интернет-магазин осуществляет расчеты несколькими способами

Выбрать один способ расчетов с клиентами — значит ограничить их в выборе и снизить свою конкурентоспособность. Крупные интернет-магазины обычно не испытывают проблем с реализацией нескольких способов проведения расчетов с покупателями. Получается, что новый закон существенно ограничивает лишь мелкий бизнес, которому приходится искать альтернативные пути решения своих проблем.

• Основной способ оплаты — онлайн-платежи. Отсутствие возможности оформить покупку здесь и сейчас остужает желание клиентов приобретать товар. Теряются покупатели, поддавшиеся сиюминутному порыву, а значит, магазин существенно потеряет в прибыли, отказавшись от онлайн-расчетов.
• Второй по популярности вариант оплаты проходит через «Почту России», но он не требует использования онлайн-кассы, так как в данном случае почта выступает в роли платежного агента.
• Также практически обязательной стала организация в городе интернет-магазина одного или нескольких пунктов выдачи. Здесь потребуется касса для обычной торговли с функцией выдачи бумажного чека.
• Курьерская доставка — также необходимый способ доставки (продажи) товара. Малому бизнесу стоит воспользоваться услугами сторонних фирм. Выбрать те, которые организуют доставку не только в городе фактического присутствия интернет-магазина, но и в других городах и регионах РФ. Также, выбрав аутсорсинг, вы избавите себя от необходимости приобретения мобильных касс. Впрочем, выбор между собственной курьерской службой и аутсорсинг-компанией индивидуален и требует предварительного расчета выгоды.

Таким образом, можно подытожить и вынести рекомендации владельцам интернет-магазинов, желающим сэкономить и не потерять клиентов и прибыль. Сложность заключается в том, что онлайн-кассы для обычной, стационарной или передвижной торговли и кассы для интернет-магазинов имеют различное техническое устройство, в законе требования к ним также различны. Когда покупатель забирает и оплачивает товар в магазине или пункте выдачи, ему обязательно выдается бумажный чек и, по требованию, электронный. Поэтому кассовый аппарат имеет встроенный принтер. При онлайн-расчетах на сайте отсылается только электронная форма чека, при этом онлайн-касса интернет-магазина работает без присмотра сотрудников в автоматическом режиме круглые сутки, а, следовательно, ее программная часть устроена иначе.

Согласно 54-ФЗ, нельзя подключить принтер чеков к облачной кассе, предназначенной только для работы в интернете. В этом случае вам потребуется как минимум две кассы: облачная и обычная. Есть смысл отказаться от облачных решений, купив специальную кассовую технику для интернет-магазинов. Например, это может быть аппарат Дримкас-Ф, МодульКасса или их аналог. Это оборудование можно подключить к платежному шлюзу интернет-магазина, а также печатать бумажные чеки для покупок, оформленных вручную. Поскольку онлайн-платежи проходят без участия человека, кассир, отбивающий в настоящий момент чек для покупателя, пришедшего в пункт выдачи, даже не увидит, что касса одновременно оформляет покупку для пользователя интернет-магазина и отправляет данные в ОФД. При формировании очереди фиксации продаж преимущество остается за онлайн-покупками.

Стоит также подчеркнуть и другие преимущества онлайн-кассы Дримкас-Ф.

• ККТ работает напрямую с движком сайта через кабинет Дримкас.
• Для большинства коробочных CMS (например, Битрикс) разработаны готовые решения интеграции.
• Оборудование и ПО позволяют подключить любую самописную CMS, в помощь разработчикам предоставляется готовая библиотека команд.
• Система Дримкас-Ф работает со всеми платежными системами, с любой одной или несколькими одновременно.

Таким образом, онлайн-касса Дримкас-Ф на сегодняшний момент является лучшим и наиболее экономичным решением для интернет-магазинов. Она позволяет использовать несколько способов приема платежей как через сайт, так и за наличные деньги.

Какие интернет-магазины могут отсрочить переход на онлайн-кассы

Впрочем, если вы еще не готовы переходить на новые технологии, можете воспользоваться отсрочкой. Она предоставляется тем интернет-магазинам, которые подходят под следующие условия.

• Принимают оплату через платежные поручения (действует до 1 июля 2018 года, согласно письму Минфина от 10 августа 2017 г. N 03-01-15/51285).
• Используют интернет-магазин как витрину для привлечения покупателей в стационарную точку продаж.

Однако если вы хотите иметь полноценный интернет-магазин и зарабатывать на нем, а не продвигать свой офлайн-бизнес, то не существует иного выхода или отсрочки от подключения к онлайн-кассе.

Для выбора оборудования, подходящего под вашу схему продаж, проконсультируйтесь со специалистами.