Инструкция по работе с онлайн-кассой для кассира/продавца
Привыкать к новой технике всегда сложно, но фактически работа кассира с приходом онлайн-касс слабо изменилась. Вам все так же нужно пробивать чеки, обслуживать клиентов, закрывать и открывать смены, формировать другие отчеты. Мы расскажем вам, как пользоваться онлайн-кассой, чтобы избежать проблем с начальством и контролирующими органами. Онлайн-касса — это проще, чем кажется.
Чем онлайн-касса отличается от старой ККТ?
Ключевая разница между кассой и старой ККТ заключается в наличии фискального накопителя. Это устройство, которое записывает всю информацию о транзакциях и передает данные в налоговую в режиме реального времени по интернету. Сначала данные о покупке идут посреднику — оператору фискальных данных, а оттуда уже направляются в ФНС.
Обратите внимание! Касса показывает количество чеков, которые не были отправлены ОФД. Это может случиться из-за отсутствия интернета или проблем с настройками. В любом случае неотправленные чеки — это плохо. Если они «провисают» в системе больше 30 дней, фискальный накопитель будет заблокирован — придется отчитываться перед налоговой.
Функционал онлайн-касс сильно отличается в зависимости от модели. В некоторых случаях кассиру нужно вручную вбивать сумму транзакции, а в других достаточно выбрать товарную позицию из списка доступных на сенсорном мониторе или даже отсканировать товар с помощью сканера штрихкодов. На таких нюансах мы останавливаться не будем.
Как кассиру работать на онлайн-кассе?
Обязанность регистрации, подключения кассы к интернету и заключения договора с ОФД лежит на предпринимателе. Кассир в свою очередь обязан пройти соответствующий инструктаж по работе с онлайн-кассой и расписаться о его прохождении в журнале. Вводный курс организовывается предпринимателем или другим ответственным лицом.
Обратите внимание! Как правило, инструктаж бесплатен для предпринимателя. Он часто входит в список сопутствующих услуг при заключении годового договора с центром технического обслуживания. Иногда бесплатно предлагается дистрибьюторами касс в случае покупки их техники.
Кроме подписи в журнале о прохождении инструктажа, кассир подписывает договор о полной материальной ответственности. Это означает, что любые штрафы, которые оплатит компания, будут вычтены из его зарплаты. Оттуда же будет покрыта недостача средств в кассе.
При работе с некоторыми моделями касс предприниматель выдает сотруднику средство идентификации — индивидуальный номер или специальную пластиковую карту. Если такой идентификатор выдан, кассир должен использовать его для авторизации в системе.
Нужен ли журнал кассира-операциониста?
Раньше кассирам приходилось вручную заполнять журнал кассира-операциониста, но с приходом ККТ это стало необязательным. Чтобы узнать больше, прочитайте отдельную развернутую статью об этом в нашем блоге.
Открытие смены и подготовка рабочего места
Пошаговая инструкция работы с онлайн-кассой начинается с открытия смены. Прийти на работу следует за полчаса до открытия торговой точки. Вам еще нужно получить ключи от денежного ящика, чековую ленту, авторизоваться в системе, сформировать несколько нулевых отчетов и открыть смену. Подробнее об открытии и закрытии смены мы уже писали в нашем блоге. Прочитайте статью, чтобы узнать больше.
Обратите внимание! Печать нулевых отчетов нужна для проверки правильности работы онлайн-кассы, а печать X-отчета — для сверки денежных средств во время закрытия смены.
Выдача чека покупателю: электронная и бумажная форма
Кассир обязан пробить товары на кассе, посчитать итоговую сумму, озвучить ее потребителю и выдать чек в бумажном виде. Если клиент попросит отправить электронную версию чека, кассир должен сделать это, используя интерфейс ККТ. Порядок работы с онлайн-кассой выглядит так:
Кассир пробивает товар с помощью сканера или вручную вбивает сумму на кнопочном терминале. Он обязан озвучить итоговую сумму клиенту. После этого можно переходить к оплате товара | Кассир принимает оплату наличными или с помощью банковского терминала эквайринга. Фискальный накопитель формирует чек, принтер печатает его, информация передается ОФД, а оттуда — в налоговую службу | Кассир снимает чек и отдает его покупателю вместе со сдачей (если оплата была произведена наличными). Если чек был пробит с ошибкой, нужно создать чек коррекции. Подробнее о его формировании мы поговорим ниже | Если покупатель просит отправить ему электронную версию чека, нужно спросить e-mail или номер телефона. В качестве альтернативы он может дать специальный QR-код из приложения ФНС. Тогда чек отправится туда |
Процесс работы с устройством отличается в зависимости от модели. Мы разберем, как работать кассиру на онлайн-кассе на примере кнопочного устройства «АТОЛ 90Ф». В нем можно продавать товары по свободной и фиксированной цене. При пробитии простого чека по свободной цене нужно ввести код товара, дважды нажать на клавишу «ВВ», а потом нажать на «ИТ». Если одинаковых товаров несколько, нужно сначала ввести количество товара, нажать клавишу «Х», ввести код товара, дважды нажать на «ВВ» и на «ИТ». Таких нюансов много. Отдельная процедура предусмотрена при безналичной оплате, при расчете сдачи, при возврате оплаты наличными и т. д.
Особенности каждой онлайн-кассы на рынке мы рассмотреть, к сожалению, не можем. Откройте инструкцию по работе со своей кассой и выучите комбинации клавиш — так вы будете уверены в правильности действий.
Дополнительный функционал современной ККТ
У кассира уйдет некоторое время на обучение работе с новым оборудованием. С другой стороны, функционал онлайн-кассы автоматизирует операции, упрощает работу и позволяет обслуживать клиентов быстрее. Базовая прошивка и ПО многих устройств позволяют:
- Совершать быстрый поиск по товарным позициям. Быстрый поиск осуществляется либо с помощью сканера штрихкодов, либо по первым буквам, либо с помощью окна с избранными товарами. Своеобразный «топ-продаж».
- Проще работать с программами лояльности и разными способами оплаты. Процент скидки рассчитывается автоматически, есть возможность быстро оформить возврат покупки или совершить отложенный платеж. Можно перемешивать способы оплаты (часть наличными, часть — картой) и т. д.
- Быстро определять сумму весового товара. Многие кассы подключаются к электронным весам. Достаточно выбрать товарную позицию, а ПО самостоятельно рассчитает сумму к оплате с учетом заложенной цены за кг.
Благодаря такому функционалу кассиры могут спокойно работать в компаниях с огромным количеством товарных позиций — крупных ритейлерах и гипермаркетах. Можно также самостоятельно заводить товар в номенклатуру нажатием пары кнопок.
Как закрыть смену на онлайн-кассе?
По окончании работы кассир обязательно должен закрыть смену. Смена может быть открыта только 24 часа. Выдача чеков после 24 часов непрерывной работы фискального накопителя будет считаться грубым нарушением кассовой дисциплины. Такие ограничения обусловлены техническими особенностями записывающего устройства.
Обратите внимание! Если вы забыли закрыть смену, но чеки не пробивались, это не будет считаться серьезным нарушением для налоговой. С другой стороны, предприятию будет сложнее вести управленческий учет. Сотрудника могут оштрафовать.
Чтобы закрыть смену, нужно выбрать соответствующую графу в меню «Текущие смены» или нажать комбинацию кнопок (если ККТ не оборудована сенсорным экраном). Подробнее о закрытии смены мы писали здесь. Вы также можете почерпнуть полезную информацию из видео по работе с онлайн-кассой.
Что должен мониторить кассир при работе на новой ККТ?
Любая онлайн-касса сообщает сотруднику о количестве фискальных документов, которые не были отправлены оператору. Попробуйте отправить их заново. Если чеки не отправляются, нужно доложить об этом начальству. 30 дней просрочки ведут к блокировке фискального накопителя. Стоимость нового начинается от 7600 рублей.
Также следует проследить за отправкой электронного чека потребителю. Если произошла ошибка и чек так и не был отправлен, ИП заплатит штраф в размере 2 тыс. рублей, а юридическое лицо — 10 тыс. рублей. Т. к. кассир подписывал договор о материальной ответственности, эта сумма будет списана с его зарплаты.
Обратите внимание! На момент вашей рабочей смены за ККТ должны работать исключительно вы. Рабочая смена начинается с формирования чека открытия и заканчивается печатью чека закрытия. После печати чека закрытия смены никаких манипуляций с техникой проводить нельзя.
Когда формируется чек коррекции?
Чек коррекции печатается в том случае, если вы допустили ошибку в работе с ККТ. Не учли какое-то поступление или расходы. Чтобы сформировать чек коррекции, нужно:
- Выбрать признак расчета. Выберите «Приход», если забыли учесть операцию получения, или «Расход», если забыли учесть операцию выдачи средств.
- Выбрать основание для коррекции. Если вы нашли ошибку самостоятельно, нужно выбрать пункт «Самостоятельная операция», если на ошибку указала налоговая — «По предписанию».
- Выбрать название товара или услуги, указать другие реквизиты в соответствии с письмом ФНС от 09.04.2018. Каждая корректируемая сумма должна отражаться в чеке коррекции отдельной строкой.
Если вы допустили ошибку при формировании чека, нужно выбрать «Возврат прихода», а потом сформировать корректирующий чек «Приход» с указанием правильных реквизитов. Если вы самостоятельно нашли ошибку и выбрали основание «Самостоятельная операция», проблем с налоговой удастся избежать.
Обучающие уроки по работе с онлайн-кассой
Дистрибьюторы, производители и даже пользователи выкладывают на YouTube уроки по онлайн-кассам. Введите модель и просмотрите доступные. Вот примеры хороших обучающих видео с инструкцией по применению онлайн-кассы.
Видео уроки по онлайн-кассе помогут вам чувствовать себя увереннее, но не заменят инструктаж полностью. За ним нужно обращаться в центры технического обслуживания или к дистрибьюторам оборудования.
Профессиональное обучение работе с онлайн-кассой
Предприниматель может повысить квалификацию своих сотрудников, воспользовавшись услугами компании «ККТ Астрал» — одного из самых крупных дистрибьюторов касс и сопутствующих товаров в России. Базовое обучение включает в себя разбор всех операций: открытие и закрытие смены, пробитие чека, возврат прихода, добавление товара и проверку связи с ОФД. После прохождения курса специалист полностью готов к работе с ККТ. Если этой информации окажется недостаточно, специалисты могут предоставить расширенное обучение по работе с ККТ нового образца. Услуга стоит от 1000 рублей, а заказать ее можно по ссылке на официальном сайте нашей компании.