Документооборот уходит от бумаги, все действия переходят в онлайн. Реализовать это возможно и при работе с кассой. № 54-ФЗ разрешает передавать чеки на бумаге и в цифре. В материале разбираемся, когда можно заменить бумажные чеки на электронные, как на практике передавать их покупателям и что нужно для организации работы.
Электронный чек: что это такое?
Это привычный кассовый документ в цифровом формате. Он имеет такую же силу, как обычный чек.
Статья 1.2 № 54-ФЗ обязывает продавца фиксировать приобретение товара или услуги посредством онлайн-кассы. Это действие подтверждается фискальным документом на бумаге или в цифровом виде.
Как покупатель получит цифровой чек:
Если продавец передал электронный чек, то он вправе не распечатывать его аналог на бумаге. Это правило действует для любых торговых точек и вне зависимости от того, какие товары/услуги она реализует.
Чтобы покупатель получил электронный вариант ФД, надо спросить у него телефонный номер или адрес почты. Сделать это нужно до того, как будет проведен расчет через кассу. Это условие прописано в законе. Обязанность направить документ в цифровом виде возложена на кассира и платежного агента.
Процесс можно упростить и автоматизировать через программу ОФД. Для этого бизнес заключает с оператором договор. Отправка СМС будет платной. Выгоднее купить пакет СМС. А вот направление на e-mail осуществляется бесплатно.
Бумажные и цифровые чеки: чем они отличаются?
Хотя эти две разновидности ФД имеют равную силу, между ними есть разница по некоторым пунктам:
Если клиент решил, что ему удобнее электронный чек, но расчет уже совершен, то продавец не может переслать его. Но на этот случай на бумажном ФД есть QR-код. При его сканировании пользователь переходит в приложение ФНС, где хранится дубликат в цифре.
Наполнение электронного чека
Цифровой аналог включает ряд реквизитов. Они названы приказом ФНС № ЕД-7-20/662 и прописаны в статье 4.7 № 54-ФЗ. Их использование при формировании обязательно. Перечень реквизитов зависит от того, каким способом покупатель предпочитает получить документ.
Чек по СМС
Реквизиты здесь укладываются в ограниченное число символов, поэтому в них включены самые основные данные о покупке:
Чек, направленный по СМС, выглядит весьма лаконично:
Чек по электронной почте
Список реквизитов тут гораздо подробнее. Помимо сведений из СМС-сообщения, в него входит ряд дополнительных пунктов. В итоге список информации включает:
В состав входит QR-код, размер которого по закону не менее квадрата со стороной 2 см. При его сканировании пользователь получает доступ к основной информации о проведении расчета:
Также в чек надо включить следующие данные:
Чек, полученный покупателем на e-mail, выглядит так:
Если перейти по ссылке, то откроется его исчерпывающая версия:
Популярные онлайн-кассы
Электронный чек при расчетах между юрлицами и ИП
В зависимости от того, между кем происходит расчет, в документе появляются иные реквизиты. Если участниками продажи с обеих сторон были юридические лица и индивидуальные предприниматели, то в состав документа надо внести эти сведения:
Если продажа прошла с помощью платежного агента, то это тоже надо отразить. Для этого в документ входят еще несколько обязательных реквизитов:
Чек при продаже маркированного товара
Если один из подрасчетных товаров имеет маркировку, то это обязывает продавца внести в документ несколько новых реквизитов:
Может ли электронный чек заменить бумажный?
Закон обязывает продавца подтвердить факт расчета выдачей чека. Основным и общепринятым видом подтверждения является бумажный документ. Но пункт 2 статья 1.2 № 54-ФЗ разрешает заменить его электронным аналогом, если соблюдены перечисленные правила. Когда можно выдать электронный чек вместо бумажного:
Проверка достоверности данных, сообщенных покупателем для получения цифрового аналога фискального документа, не входит в обязанности продавца. Соответственно, ответственности за то, что до покупателя не дошел ФД из-за ошибки в сообщенном контакте, он не несет.
Равны ли по закону бумажный и электронный чеки
Министерство финансов РФ в Письме № 03-01-15/66784 устанавливает, что бумажный и электронный чеки юридически не отличаются друг от друга. То есть ФД в цифровом виде аналогичен бумажному, выданному через ККТ, если оба они содержат одинаковые сведения:
Электронные чеки при покупке через интернет-магазин
В сфере электронной коммерции цифровые чеки являются основным документом, подтверждающим расчеты. Покупатель при заказе товара или в момент регистрации на сайте магазина сообщает свои контактные данные. Продавец обязан использовать их для направления подтверждающего документа о совершении расчета.
Печатать их на бумаге для интернет-магазинов не обязательно. ККТ с бумажным чеком актуальна только в ситуации, когда оплату за товар получает курьер. Это связано с тем, что закон запрещает выдавать документ до момента фактической покупки. Оплата и печать должны совпадать или иметь отклонение в диапазоне не более 5 минут. Об этом упоминает ФНС в Письме № АС-4-2/12406@ от 10 июля 2013 года.
При оплате товара курьеру клиент имеет право попросить предоставить подтверждение не на бумаге, а в цифре.
Когда и в каком виде надо передать электронный чек
Такие сроки устанавливает № 54-ФЗ в статье 1.2 и № 192-ФЗ. Направить электронный чек можно в нескольких форматах: IPG, PDF, PNG, HTML. При отправке по СМС используют текстовый формат и вносят ссылку на расширенную версию подтверждения.
Какие наказания установлены за нарушение правил направления электронных чеков
Если продавец отказывается предоставить чек в цифре или нарушает сроки отправки, то ему грозит ответственность в рамках Кодекса об административных правонарушениях РФ. Пункт 6 статьи 14.5 КоАП РФ устанавливает следующие размеры штрафов:
Если чек не включает контактных сведений клиента, то штрафы определяют по пункту 4 этой статьи:
Как передавать чеки в электронном виде
Рассмотрим, как реализовать работу с электронными чеками технически и как это повлияет на бизнес-процессы компании.
Как наладить работу торговой точки
Чтобы направить клиенту электронный чек, кассир должен спросить его телефон или почту, внести их в форму. Это займет как минимум пару минут. Для торговых точек с большой проходимостью это грозит очередями на кассе и задержкой в обслуживании клиентов.
Как решить эту проблему? Сформировать базу данных и фиксировать контакты покупателей в ней. Тогда запрашивать данные для направления документа в цифре можно только у новых клиентов. Для остальных — находить их, например, по номеру телефона или бонусной карте. В таком формате сейчас работают многие крупные компании, например, «Пятерочка». В приложении сети клиент может оставить свой e-mail и подтвердить согласие на получение всех чеков из магазина в цифровой форме.
Дополнительный плюс подобной базы состоит в ее использовании для рекламных и промокампаний.
Как настроить отправку чеков в электронной форме
Для этого потребуется ККТ, фискальный накопитель и подключение к сети интернет. Надо выполнить следующие действия:
В заключение отметим, что полностью отказываться от бумажных чеков не нужно. В некоторых ситуациях они необходимы (в частности, при отсутствии связи с интернетом, когда касса переходит на автономную работу). Также магазин не вправе отказать клиенту в получении бумажного чека по первому требованию. Это четко установлено № 54-ФЗ.
Темы
Новые статьи
У вас остались вопросы?
Напишите нам, и наш лучший менеджер ответит на все ваши вопросы.
Также рекомендуем обратить внимание
Оставьте заявку и мы перезвоним вам