Переход на электронные чеки и отправка их покупателям
Документооборот уходит от бумаги, все действия переходят в онлайн. Реализовать это возможно и при работе с кассой. № 54-ФЗ разрешает передавать чеки на бумаге и в цифре. В материале разбираемся, когда можно заменить бумажные чеки на электронные, как на практике передавать их покупателям и что нужно для организации работы.
Электронный чек: что это такое?
Это привычный кассовый документ в цифровом формате. Он имеет такую же силу, как обычный чек.
Статья 1.2 № 54-ФЗ обязывает продавца фиксировать приобретение товара или услуги посредством онлайн-кассы. Это действие подтверждается фискальным документом на бумаге или в цифровом виде.
Как покупатель получит цифровой чек:
- контактный способ (с магнитной полосы);
- письмом на электронную почту;
- по номеру телефона в мессенджеры.
Если продавец передал электронный чек, то он вправе не распечатывать его аналог на бумаге. Это правило действует для любых торговых точек и вне зависимости от того, какие товары/услуги она реализует.
Чтобы покупатель получил электронный вариант ФД, надо спросить у него телефонный номер или адрес почты. Сделать это нужно до того, как будет проведен расчет через кассу. Это условие прописано в законе. Обязанность направить документ в цифровом виде возложена на кассира и платежного агента.
Процесс можно упростить и автоматизировать через программу ОФД. Для этого бизнес заключает с оператором договор. Отправка СМС будет платной. Выгоднее купить пакет СМС. А вот направление на e-mail осуществляется бесплатно.
Бумажные и цифровые чеки: чем они отличаются?
Хотя эти две разновидности ФД имеют равную силу, между ними есть разница по некоторым пунктам:
- Основание для выдачи. Передать покупателю бумажный чек — обязанность продавца вне зависимости от того, нужен ему этот документ или нет. Направить в цифре можно только при согласии покупателя.
- Запрос данных для отправки. Чек на бумаге выходит автоматически и без дополнительной информации от покупателя. Чтобы направить электронный аналог, продавец должен получить контакты от клиента.
- Сохранность. Бумажные чеки часто теряются или со временем выцветают, поэтому степень их сохранности очень низкая. В цифровой форме ФД хранятся бесконечно в памяти телефона. Также они архивируются в приложении «Мои чеки онлайн» от налоговой службы.
- Срок направления. Чек на бумаге выдают непосредственно после проведения оплаты. Цифровые варианты по № 192-ФЗ передают чуть дольше: на это есть рабочий день после приобретения товара. Если документ подтверждает покупку в онлайн-магазине, то он приходит в момент получения приобретенной покупки на почте или от курьера.
Если клиент решил, что ему удобнее электронный чек, но расчет уже совершен, то продавец не может переслать его. Но на этот случай на бумажном ФД есть QR-код. При его сканировании пользователь переходит в приложение ФНС, где хранится дубликат в цифре.
Наполнение электронного чека
Цифровой аналог включает ряд реквизитов. Они названы приказом ФНС № ЕД-7-20/662 и прописаны в статье 4.7 № 54-ФЗ. Их использование при формировании обязательно. Перечень реквизитов зависит от того, каким способом покупатель предпочитает получить документ.
Чек по СМС
Реквизиты здесь укладываются в ограниченное число символов, поэтому в них включены самые основные данные о покупке:
- название документа;
- день и время, когда была совершена покупка;
- общая сумма приобретений;
- номер кассы, присвоенный ей ФНС;
- фискальный признак;
- ссылка на весь чек, размещенный на сайте ОФД.
Чек, направленный по СМС, выглядит весьма лаконично:
Чек по электронной почте
Список реквизитов тут гораздо подробнее. Помимо сведений из СМС-сообщения, в него входит ряд дополнительных пунктов. В итоге список информации включает:
- название документа;
- порядковый номер чека за смену;
- день и дата, когда покупатель сделал покупку;
- название юрлица/ИП, адрес торговой точки;
- признак расчета;
- название приобретенных товаров/услуг;
- ставка налога на добавленную стоимость для каждого товара;
- цена за единицу продукции;
- примененная скидка;
- итоговая сумма расчета;
- указание, в каком виде произведен расчет (наличные деньги, банковская карта);
- номер регистрации кассы;
- номер фискального накопителя;
- фискальный признак;
- наименование сайта, на котором документ можно проверить на подлинность;
- порядковый номер чека;
- должность и Ф. И. О. человека, который совершил расчет;
- ИНН продавца.
В состав входит QR-код, размер которого по закону не менее квадрата со стороной 2 см. При его сканировании пользователь получает доступ к основной информации о проведении расчета:
- когда был произведен расчет;
- под каким номером прошла операция;
- признак расчета;
- на какую сумму совершена покупка;
- номер фискального накопителя;
- фискальный признак.
Также в чек надо включить следующие данные:
- контактные данные клиента, продавца;
- версия ФФД;
- код формы чека;
- налоговая система.
Чек, полученный покупателем на e-mail, выглядит так:
Если перейти по ссылке, то откроется его исчерпывающая версия:
Электронный чек при расчетах между юрлицами и ИП
В зависимости от того, между кем происходит расчет, в документе появляются иные реквизиты. Если участниками продажи с обеих сторон были юридические лица и индивидуальные предприниматели, то в состав документа надо внести эти сведения:
- название покупателя (юрлицо, ИП);
- его ИНН;
- при приобретении подакцизных товаров — сумма акциза;
- при покупке импортных товаров — номер декларации, присвоенной ей при регистрации;
- указывают страну, где произведены товары.
Если продажа прошла с помощью платежного агента, то это тоже надо отразить. Для этого в документ входят еще несколько обязательных реквизитов:
- вознаграждение, причитающееся агенту;
- телефон агента или поставщика, принимающего расчет.
Чек при продаже маркированного товара
Если один из подрасчетных товаров имеет маркировку, то это обязывает продавца внести в документ несколько новых реквизитов:
- кодовое обозначение товара;
- GTIN-код;
- серийный номер;
- символ маркировки.
Может ли электронный чек заменить бумажный?
Закон обязывает продавца подтвердить факт расчета выдачей чека. Основным и общепринятым видом подтверждения является бумажный документ. Но пункт 2 статья 1.2 № 54-ФЗ разрешает заменить его электронным аналогом, если соблюдены перечисленные правила. Когда можно выдать электронный чек вместо бумажного:
- предпочтение в пользу такого документа высказал клиент;
- покупатель передал сведения для отправки до момента расчета;
- продавец технически может направить чек.
- номер регистрации ККТ;
- сумма, на которую был совершен расчет;
- время, когда был приобретен товар;
- фискальный признак;
- ссылка для скачивания документа.
- Не далее одного рабочего дня после факта оплаты.
- При получении оплаченного заказа через курьера, почтовую службу.
- 2 тыс. руб. для работника, допустившего нарушение, и ИП;
- 10 тыс. руб. для юрлица.
- 1.5—3 тыс. руб. для работника;
- 5—10 тыс. руб. для компании.
- подключиться к оператору ОФД, чтобы направлять данные о проведенных операциях в ФНС;
- интернет-магазинам дополнительно выбрать платежного агрегатора;
- подписать с ОФД договор на услугу отправки чеков, приобрести пакет СМС;
- установить обновление для кассового и учетного ПО.
Проверка достоверности данных, сообщенных покупателем для получения цифрового аналога фискального документа, не входит в обязанности продавца. Соответственно, ответственности за то, что до покупателя не дошел ФД из-за ошибки в сообщенном контакте, он не несет.
Равны ли по закону бумажный и электронный чеки
Министерство финансов РФ в Письме № 03-01-15/66784 устанавливает, что бумажный и электронный чеки юридически не отличаются друг от друга. То есть ФД в цифровом виде аналогичен бумажному, выданному через ККТ, если оба они содержат одинаковые сведения:
Электронные чеки при покупке через интернет-магазин
В сфере электронной коммерции цифровые чеки являются основным документом, подтверждающим расчеты. Покупатель при заказе товара или в момент регистрации на сайте магазина сообщает свои контактные данные. Продавец обязан использовать их для направления подтверждающего документа о совершении расчета.
Печатать их на бумаге для интернет-магазинов не обязательно. ККТ с бумажным чеком актуальна только в ситуации, когда оплату за товар получает курьер. Это связано с тем, что закон запрещает выдавать документ до момента фактической покупки. Оплата и печать должны совпадать или иметь отклонение в диапазоне не более 5 минут. Об этом упоминает ФНС в Письме № АС-4-2/12406@ от 10 июля 2013 года.
При оплате товара курьеру клиент имеет право попросить предоставить подтверждение не на бумаге, а в цифре.
Когда и в каком виде надо передать электронный чек
Такие сроки устанавливает № 54-ФЗ в статье 1.2 и № 192-ФЗ. Направить электронный чек можно в нескольких форматах: IPG, PDF, PNG, HTML. При отправке по СМС используют текстовый формат и вносят ссылку на расширенную версию подтверждения.
Какие наказания установлены за нарушение правил направления электронных чеков
Если продавец отказывается предоставить чек в цифре или нарушает сроки отправки, то ему грозит ответственность в рамках Кодекса об административных правонарушениях РФ. Пункт 6 статьи 14.5 КоАП РФ устанавливает следующие размеры штрафов:
Если чек не включает контактных сведений клиента, то штрафы определяют по пункту 4 этой статьи:
Как передавать чеки в электронном виде
Рассмотрим, как реализовать работу с электронными чеками технически и как это повлияет на бизнес-процессы компании.
Как наладить работу торговой точки
Чтобы направить клиенту электронный чек, кассир должен спросить его телефон или почту, внести их в форму. Это займет как минимум пару минут. Для торговых точек с большой проходимостью это грозит очередями на кассе и задержкой в обслуживании клиентов.
Как решить эту проблему? Сформировать базу данных и фиксировать контакты покупателей в ней. Тогда запрашивать данные для направления документа в цифре можно только у новых клиентов. Для остальных — находить их, например, по номеру телефона или бонусной карте. В таком формате сейчас работают многие крупные компании, например, «Пятерочка». В приложении сети клиент может оставить свой e-mail и подтвердить согласие на получение всех чеков из магазина в цифровой форме.
Дополнительный плюс подобной базы состоит в ее использовании для рекламных и промокампаний.
Как настроить отправку чеков в электронной форме
Для этого потребуется ККТ, фискальный накопитель и подключение к сети интернет. Надо выполнить следующие действия:
В заключение отметим, что полностью отказываться от бумажных чеков не нужно. В некоторых ситуациях они необходимы (в частности, при отсутствии связи с интернетом, когда касса переходит на автономную работу). Также магазин не вправе отказать клиенту в получении бумажного чека по первому требованию. Это четко установлено № 54-ФЗ.