Особенности ведения кассовой дисциплины в 2023 году

Всем предпринимателям и организациям, которые работают с наличностью, необходимо соблюдать кассовую дисциплину. Это свод правил, которые определяют порядок приёма, хранения и выдачи наличных денег.

Кассовая дисциплина включает в себя:

• оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
• установление лимита остатка денег в кассе;
• соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
• соблюдение лимита расчёта наличными.

Порядок ведения кассовых операций строго регламентируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и за несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрены серьёзные штрафы. Разберём, как проводить кассовые операции в 2023 году и обеспечить сохранность денег, кто обязан соблюдать кассовый порядок и какая ответственность предусмотрена за несоблюдение кассовой дисциплины.

Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все компании независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. На каждом предприятии должен быть локальный документ, закрепляющий порядок проведения кассовых операций. Его можно оформить в виде положения с подписью руководителя, где будет прописан порядок проведения необходимых операций:

• как будет осуществляться приём и выдача наличности;
• составление кассовых ордеров (приходных и расходных);
• правильное хранение денежной наличности;
• установление и соблюдение кассового лимита;
• ведение кассовой книги;
• сдача в банк свободной наличности.

Малые, микропредприятия и ИП вправе вести кассовые операции в упрощённом порядке и не устанавливать лимит наличности в кассе. Помимо этого, могут проводить наличные операции без составления кассовых ордеров (приходных и расходных), а также фиксации операций в кассовой книге.

Категории субъектов предпринимательства описаны в статье 4 закона № 209-ФЗ. К малым субъектам предпринимательства можно отнести:

1. Микропредприятия:

• среднегодовая численность работников – до 15 человек;
• годовой доход – до 120 миллионов рублей.

2. Малые предприятия:

• среднегодовая численность работников – 15-100 человек;
• годовой доход – 120-800 миллионов рублей.

Положение о кассовых операциях

Правила обращения с наличностью можно вынести в отдельный локальный нормативный акт – внутреннее положение о ведении кассовых операций. В документе, помимо порядка проведения кассовых операций, необходимо также прописать следующее:

• кто будет оформлять кассовые документы;
• лицо, ответственное за соблюдение требований и контроля над ежедневным остатком в кассе;
• составляются ли кассовые ордера на каждую операцию или только в конце смены на основании фискальных документов;
• порядок обеспечения сохранности наличных в кассе;
• периодичность проведения инвентаризации кассы;
• порядок ведения кассовых операций с обособленными подразделениями и другие вопросы.

Также там прописываются положения об установлении лимита остатка кассы, необходимо издать приказ с приложением расчёта суммы лимита. Положение утверждает и подписывает руководитель организации.

Согласно Письму Минфина №03-01-15/37692, при использовании онлайн-кассы ведение журнала кассира-операциониста и справки-отчёта становится необязательным.

Если вы только начинаете вести бизнес и вам необходимо выбрать онлайн-кассу для проведения платёжных операций с покупателями, можно посетить наш каталог онлайн-касс. Вам помогут подобрать подходящую для вашего бизнеса модель кассового аппарата и все расходные материалы.

На что можно расходовать наличность из кассы

Многие расчёты компании проводят безналичным путём, с одного счёта на другой, но ряд операций все же проводится наличным способом. Могут быть ситуации, когда оплата наличными производится не от физического лица, а от компании. Для наличных расчётов за товары, работы и услуги между компаниями установлен лимит.

Наличные расчёты в рамках одного договора, заключённого между указанными лицами, могут производиться в размере не более 100 тысяч рублей. Если сумма в иностранной валюте, то она должна быть эквивалентна сумме в 100 тысяч рублей по официальному курсу рубля, установленному Банком России (п.4 Указания Банка России N 5348-У).

На какие цели компаниям можно расходовать наличные средства из кассы:

• выдача зарплаты;
• социальные платежи;
• оплата товаров, работ, услуг;
• выдача средств подотчетникам;
• возврат оплаты покупателю;
• компенсационные выплаты персоналу;
• наличные платежи платежного агента;
• страховое возмещение.

ИП вправе расходовать наличность на личные нужды (п. 1 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).

В кассе необходимо хранить наличность в пределах установленного лимита, утверждённого руководителем предприятия.

Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается

Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.

Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.

Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.

Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.

ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:

• на основе поступления наличных средств;
• на основе расхода наличных средств.

Формула на основе поступления наличных средств

Если за основу берётся объём поступлений наличных денег, для расчёта используется следующая формула Лимит = Оп/Pп × П, где:

• Лим – кассовый лимит;
• Оп — объём поступлений наличности за расчётный период;
• Pп – расчётный период. Определяется юридическим лицом произвольно (продолжительность периода должна быть не более 92 дней);
• П – среднее количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк.

Важно! Период между днями сдачи выручки в банк должен быть не более 7 рабочих дней (для организаций, находящихся в местности без банковских отделений, для сдачи наличных денег — не более 14 рабочих дней).

Формула на основе расхода наличных средств

Если в основе расчёта лежит объём выдачи наличных денег, используется формула Лим = Ов/Pп × П, где:

• Лим – искомый лимит;
• Ов — объём выданной наличности за расчётный период (не включая расходы на оплаты труда);
• Pп – расчётный период (не более 92 дней);
• П – среднее количество дней между получением наличных в банке. Показатель не должен превышать больше 7 дней (14 дней для населённых пунктов без банковских отделений).

Обеспечение сохранности наличных денег

После того как компания разработает для себя мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации — необходимо назначить материально ответственных лиц. Обычно это кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Они отвечают за сохранность денег в кассе и, в случае потери или иных причин недостачи, обязаны возместить работодателю ущерб в полном размере (ст. 242 и 244 ТК). Поэтому при приёме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, работодателю необходимо заключить с ним договор о полной материальной ответственности. А также взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными обязанностями.

Обращение с документами кассовой дисциплины

Контроль должен проводиться каждый квартал или месяц. Необходимо распечатывать пересчёт лимита кассы на бумаге и подписывать главным бухгалтером, чтобы подтверждение правильности определения кассового остатка наличности всегда было в наличие на случай проверки. Все приказы и периодические пересчёты хранятся по общим правилам документооборота.

Приём и выдача денежной наличности из кассы оформляется кассовым ордером, он может быть следующим:

• при выдаче наличных денежных средств – расходный кассовый ордер (РКО);
• при приёме наличных денег в кассу – приходный кассовый ордер (ПКО).

По каждому ПКО или РКО кассир вносит запись в кассовую книгу. Все ордеры и записи могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Их необходимо хранить на протяжении 5 лет после завершения отчётного года.

Налоговые органы могут проверять документы, полноту учёта выручки за любой период. Обязанность по соблюдению кассовой дисциплины установлена п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ и за её нарушение полагаются штрафные санкции.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году

За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:

• оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;
• осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;
• нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.

Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:

• 4 000 - 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,
• 40 000 - 50 000 рублей — для юрлиц.

Представителям малого и среднего бизнеса штраф могут заменить предупреждением, если правонарушение было выявлено впервые, не повлекло материального ущерба и не создало угрозы причинения вреда или создания чрезвычайной ситуации.

Также в статье 15.1 КоАП РФ сказано, что применять наказание в виде штрафа можно только в течение двух месяцев с момента превышения лимита. Если в ходе проверки нарушение было выявлено позднее, то нарушитель не будет наказан по сроку давности.

В нашей компании вы можете не только приобрести онлайн-кассу и фискальный накопитель для неё, но и заказать необходимое программное обеспечение, включая бухгалтерские программы. Компания разработала целую экосистему клиентского сервиса для удобства работы:

• онлайн-отчётность;
• цифровая электронная подпись;
• электронный документооборот;
• передача фискальных данных;
• информационная безопасность и вспомогательные сервисы.

Все сервисы взаимодействуют друг с другом, что позволяет быстрее перейти от регистрации бизнеса до работы по направлениям деятельности, а также вести предпринимательство в соответствии с законодательством и не попадать под штрафные санкции контролирующих органов.