Особенности ведения кассовой дисциплины в 2023 году
Как вести кассовую дисциплину в 2023 году
Всем предпринимателям и организациям, которые работают с наличностью, необходимо соблюдать кассовую дисциплину. Это свод правил, которые определяют порядок приёма, хранения и выдачи наличных денег.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Порядок ведения кассовых операций строго регламентируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и за несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрены серьёзные штрафы. Разберём, как проводить кассовые операции в 2023 году и обеспечить сохранность денег, кто обязан соблюдать кассовый порядок и какая ответственность предусмотрена за несоблюдение кассовой дисциплины.
Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все компании независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. На каждом предприятии должен быть локальный документ, закрепляющий порядок проведения кассовых операций. Его можно оформить в виде положения с подписью руководителя, где будет прописан порядок проведения необходимых операций:
- как будет осуществляться приём и выдача наличности;
- составление кассовых ордеров (приходных и расходных);
- правильное хранение денежной наличности;
- установление и соблюдение кассового лимита;
- ведение кассовой книги;
- сдача в банк свободной наличности.
Малые, микропредприятия и ИП вправе вести кассовые операции в упрощённом порядке и не устанавливать лимит наличности в кассе. Помимо этого, могут проводить наличные операции без составления кассовых ордеров (приходных и расходных), а также фиксации операций в кассовой книге.
Категории субъектов предпринимательства описаны в статье 4 закона № 209-ФЗ. К малым субъектам предпринимательства можно отнести:
1. Микропредприятия:
- среднегодовая численность работников – до 15 человек;
- годовой доход – до 120 миллионов рублей.
2. Малые предприятия:
- среднегодовая численность работников – 15-100 человек;
- годовой доход – 120-800 миллионов рублей.
Положение о кассовых операциях
Правила обращения с наличностью можно вынести в отдельный локальный нормативный акт – внутреннее положение о ведении кассовых операций. В документе, помимо порядка проведения кассовых операций, необходимо также прописать следующее:
- кто будет оформлять кассовые документы;
- лицо, ответственное за соблюдение требований и контроля над ежедневным остатком в кассе;
- составляются ли кассовые ордера на каждую операцию или только в конце смены на основании фискальных документов;
- порядок обеспечения сохранности наличных в кассе;
- периодичность проведения инвентаризации кассы;
- порядок ведения кассовых операций с обособленными подразделениями и другие вопросы.
Также там прописываются положения об установлении лимита остатка кассы, необходимо издать приказ с приложением расчёта суммы лимита. Положение утверждает и подписывает руководитель организации.
Согласно Письму Минфина №03-01-15/37692, при использовании онлайн-кассы ведение журнала кассира-операциониста и справки-отчёта становится необязательным.
Если вы только начинаете вести бизнес и вам необходимо выбрать онлайн-кассу для проведения платёжных операций с покупателями, можно посетить наш каталог онлайн-касс. Вам помогут подобрать подходящую для вашего бизнеса модель кассового аппарата и все расходные материалы.
На что можно расходовать наличность из кассы
Многие расчёты компании проводят безналичным путём, с одного счёта на другой, но ряд операций все же проводится наличным способом. Могут быть ситуации, когда оплата наличными производится не от физического лица, а от компании. Для наличных расчётов за товары, работы и услуги между компаниями установлен лимит.
Наличные расчёты в рамках одного договора, заключённого между указанными лицами, могут производиться в размере не более 100 тысяч рублей. Если сумма в иностранной валюте, то она должна быть эквивалентна сумме в 100 тысяч рублей по официальному курсу рубля, установленному Банком России (п.4 Указания Банка России N 5348-У).
На какие цели компаниям можно расходовать наличные средства из кассы:
- выдача зарплаты;
- социальные платежи;
- оплата товаров, работ, услуг;
- выдача средств подотчетникам;
- возврат оплаты покупателю;
- компенсационные выплаты персоналу;
- наличные платежи платежного агента;
- страховое возмещение.
ИП вправе расходовать наличность на личные нужды (п. 1 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).
В кассе необходимо хранить наличность в пределах установленного лимита, утверждённого руководителем предприятия.
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.
Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.
Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:
- на основе поступления наличных средств;
- на основе расхода наличных средств.
Формула на основе поступления наличных средств
Если за основу берётся объём поступлений наличных денег, для расчёта используется следующая формула Лимит = Оп/Pп × П, где:
- Лим – кассовый лимит;
- Оп — объём поступлений наличности за расчётный период;
- Pп – расчётный период. Определяется юридическим лицом произвольно (продолжительность периода должна быть не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк.
Важно! Период между днями сдачи выручки в банк должен быть не более 7 рабочих дней (для организаций, находящихся в местности без банковских отделений, для сдачи наличных денег — не более 14 рабочих дней).
Формула на основе расхода наличных средств
Если в основе расчёта лежит объём выдачи наличных денег, используется формула Лим = Ов/Pп × П, где:
- Лим – искомый лимит;
- Ов — объём выданной наличности за расчётный период (не включая расходы на оплаты труда);
- Pп – расчётный период (не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между получением наличных в банке. Показатель не должен превышать больше 7 дней (14 дней для населённых пунктов без банковских отделений).
Обеспечение сохранности наличных денег
После того как компания разработает для себя мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации — необходимо назначить материально ответственных лиц. Обычно это кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Они отвечают за сохранность денег в кассе и, в случае потери или иных причин недостачи, обязаны возместить работодателю ущерб в полном размере (ст. 242 и 244 ТК). Поэтому при приёме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, работодателю необходимо заключить с ним договор о полной материальной ответственности. А также взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными обязанностями.
Обращение с документами кассовой дисциплины
Контроль должен проводиться каждый квартал или месяц. Необходимо распечатывать пересчёт лимита кассы на бумаге и подписывать главным бухгалтером, чтобы подтверждение правильности определения кассового остатка наличности всегда было в наличие на случай проверки. Все приказы и периодические пересчёты хранятся по общим правилам документооборота.
Приём и выдача денежной наличности из кассы оформляется кассовым ордером, он может быть следующим:
- при выдаче наличных денежных средств – расходный кассовый ордер (РКО);
- при приёме наличных денег в кассу – приходный кассовый ордер (ПКО).
По каждому ПКО или РКО кассир вносит запись в кассовую книгу. Все ордеры и записи могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Их необходимо хранить на протяжении 5 лет после завершения отчётного года.
Налоговые органы могут проверять документы, полноту учёта выручки за любой период. Обязанность по соблюдению кассовой дисциплины установлена п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ и за её нарушение полагаются штрафные санкции.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году
За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:
- оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;
- осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;
- нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.
Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:
- 4 000 - 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,
- 40 000 - 50 000 рублей — для юрлиц.
- онлайн-отчётность;
- цифровая электронная подпись;
- электронный документооборот;
- передача фискальных данных;
- информационная безопасность и вспомогательные сервисы.
Представителям малого и среднего бизнеса штраф могут заменить предупреждением, если правонарушение было выявлено впервые, не повлекло материального ущерба и не создало угрозы причинения вреда или создания чрезвычайной ситуации.
Также в статье 15.1 КоАП РФ сказано, что применять наказание в виде штрафа можно только в течение двух месяцев с момента превышения лимита. Если в ходе проверки нарушение было выявлено позднее, то нарушитель не будет наказан по сроку давности.
В нашей компании вы можете не только приобрести онлайн-кассу и фискальный накопитель для неё, но и заказать необходимое программное обеспечение, включая бухгалтерские программы. Компания разработала целую экосистему клиентского сервиса для удобства работы:
Все сервисы взаимодействуют друг с другом, что позволяет быстрее перейти от регистрации бизнеса до работы по направлениям деятельности, а также вести предпринимательство в соответствии с законодательством и не попадать под штрафные санкции контролирующих органов.