Электронный документооборот в закупках 2020: как использовать
Использование ЭДО в закупках в 2020 году
Использование электронного документооборота (ЭДО) при совершении закупок позволяет осуществлять полноценное документальное сопровождение государственного заказа в цифровом виде.
Преимущества использования ЭДО в закупках
Электронный документооборот в согласии с № 44-ФЗ имеет целый ряд преимуществ в сравнении с привычным бумажным сопровождением процедуры закупки.
Для поставщика:
- экономия времени на подготовку и отправку документов;
- снижение бумажного документооборота;
- отсутствие риска неверного заполнения типовых форм;
- постоянный контроль над ходом проверки;
- быстрое получение оплаты в рамках контракта.
Для заказчика:
- более быстрый документооборот при проведении закупки;
- ускорение прохождения этапов исполнения контракта;
- идентичность данных в разных документах по одной закупке;
- снижение риска ошибок при заполнении документов;
- получение корректной информации для отчетных документов;
- снижение числа жалоб и споров от контрагентов благодаря более понятным условиям закупки.
Разновидности ЭДО
Государственные заказы в формате проведения цифровой процедуры торгов с применением электронного документооборота проходят по следующему алгоритму:
- подача заявок на тендер в цифровом виде;
- выявление победителя;
- публикация результатов тендера;
- заключение контракта.
- ЕИС с текущего года предлагает пользователям функцию электронного актирования, в рамках которой происходит автоматический документооборот между сторонами контракта в момент его закрытия. Сформированные посредством данной функции документы имеют ценность, аналогичную бумажным аналогам, что подтверждают письма Федеральной налоговой службы и Казначейства РФ.
- Торговые площадки дают возможность использования системы электронного документооборота для поставщиков. Преимущества использования системы заключаются в своевременном получении полной бухгалтерской отчетности, информации и проведении расчетов за использование площадки.
- открыть «Личный кабинет»;
- перейти к разделу «Исполнение»;
- в выпадающем списке выбрать необходимый договор;
- активировать для документа опцию «Предусмотреть формирование документов в электронной форме».
- перейти в «Личный кабинет»;
- проставить галочки в правах для открытия возможности просмотра, создания и подписания контрактов.
- определить оператора для подключения опции. Список рекомендуемых операторов представлен на сайте площадки;
- подать заявку на подключение опции оператору;
- произвести оплату услуг по подключению по выставленному счету;
- произвести настройку персонального компьютера по рекомендациям оператора;
- совершить авторизацию в системе «ЭДО Тендер» при помощи электронной цифровой подписи.
- упрощенная подача жалоб через ЕИС;
- автоматическая рассылка о рассмотрении оставленных жалоб;
- рассмотрение обращений в дистанционном режиме;
- автоматическое получение информации о включении организации в Реестр недобросовестных поставщиков;
- возможность ведения деловой переписки в ЕИС.
Реализация этого алгоритма возможна посредством Единой информационной системы (ЕИС) или торговых площадок. Каждая имеет свои дополнительные преимущества:
Подключение ЭДО для заказчика
Функция электронного актирования для заказчика в ЕИС подключается в несколько этапов:
Подключение ЭДО для поставщика
Подключение функции для поставщика требует совершения следующих шагов:
Использование поставщиком функции актирования доступно только при использовании данной возможности заказчиком в рамках конкретного контракта.
Подключить цифровой документооборот на торговой площадке можно следующим образом:Электронный документооборот требует наличия электронной цифровой подписи. Для ее получения требуется обратиться в удостоверяющий центр.
Использование ЭДО в закупках: расширение функцийФедеральная антимонопольная служба в ближайшее время анонсирует ряд нововведений, которые коснутся заказчиков и поставщиков при совершении ими закупок с применением ЭДО: