Подключение кассы: как настроить онлайн-кассу

Онлайн-касса — нововведение для бизнеса, благодаря которому снижается или полностью исключается теневой оборот прибыли. Передача информации в налоговую инспекцию осуществляется через оператора фискальных данных.

Онлайн-касса: порядок действий

Рассмотрим, что нужно для установки онлайн-кассы и как подключить кассу онлайн самостоятельно.

Шаг 1. Приобретение онлайн-кассы или фискального накопителя

Необязательно приобретать новую ККТ, в настоящее время доступна модернизация уже имеющегося у бизнеса кассового аппарата. Чтобы он мог передавать данные в режиме реального времени, потребуется:

• произвести замену устройства электронной контрольной ленты на фискальный накопитель;
• установить программное обеспечение;
• организовать бесперебойный доступ к сети интернет.

Фискальный накопитель — устройство для хранения и шифрования информации, которая подлежит передаче ОФД и далее в ФНС. В настоящее время фискальные накопители предполагают срок хранения данных на период 13, 15 месяцев и 3 года.

Если модернизировать старую кассу сложно или невозможно, то требуется приобрести новую.

Важно! При покупке онлайн-кассы или фискального накопителя необходимо приобретать только изделия из списка рекомендованных аппаратов. Полный реестр представлен на официальном сайте ФНС. При несоответствии устройства требованиям реестра в его регистрации будет отказано.

Настройка и подключение онлайн-кассы производятся следующим образом:

• Подключение онлайн-кассы к компьютеру посредством USB-шнура.
• В соответствии с инструкцией на устройство устанавливаются драйверы. Для этого используется загрузочный диск, идущий в комплекте с купленным аппаратом, или скачивается ПО с сайта производителя.
• ПО устанавливается на компьютер пользователя.

Большинство аппаратов поддерживает работу через программу «1С:Предприятие». Это очень удобно и позволяет не устанавливать дополнительное ПО, а вести всю бухгалтерию и делопроизводство в организации через одну программу.

Шаг 2. Выбор оператора фискальных данных

Установка кассы онлайн продолжается поиском и заключением договора с оператором.

Оператор фискальных данных (ОФД) — юридическое лицо, деятельность которого заключается в получении, обработке, хранении и передаче фискальной информации в ФНС.

Это посредник между организацией и налоговой инспекцией, без привлечения которого механизм онлайн-кассы работать не может. Привлечение ОФД ведется посредством заключения с ним договора.

Важно! Оператор должен находиться в списке аккредитованных ФНС компаний. Полный список вывешен на сайте налоговой службы.

Заключение договора производится с применением квалифицированной электронной подписи. Если организация не имеет такой, то следует обратиться в удостоверяющий центр или получить подпись через оператора в качестве дополнительной услуги.

Шаг 3. Регистрация кассы в налоговой

Зарегистрировать установленный аппарат в налоговом органе можно:

• при личном визите;
• удаленно, с использованием цифровой подписи.

Рассмотрим подробно вариант удаленной регистрации техники:

• на сайте налоговой службы перейдите в «Личный кабинет» налогоплательщика;
• найдите раздел «Учет контрольно-кассовой техники»;
• активируйте поле «Зарегистрировать контрольно-кассовую технику»;
• заполните заявление.

Требуется ввести следующие данные:

• контактная информация о налогоплательщике;
• данные об организации;
• сведения о приобретенном устройстве или установленном фискальном накопителе;
• режим использования ККТ (стационарный, выездной, автономный режим);
• указать ОФД, с которым заключен договор на оказание услуг по передаче данных.

При правильном заполнении всех полей формы, совпадении типа ККТ, ФН и ОФД с приведенными вариантами из реестров налогоплательщику предоставляется номер регистрации. Его необходимо сохранить для прохождения следующего этапа подключения кассы онлайн.

Шаг 4. Фискализация

Далее необходимо активировать онлайн-кассу посредством ее фискализации. Это делается через ранее установленное на компьютере программное обеспечение. В окне «Фискализация ККТ» вводятся данные:

• Номер регистрации кассы, выданный налоговым органом.
• Сведения об организации, ИНН.
• Данные ОФД, включая адрес и порт сервера. Эти сведения предоставляются оператором и необходимы для налаживания интернет-соединения между организацией и оператором.

После введения данных касса распечатывает отчет о проведенной регистрации.

Важно! Каждый аппарат имеет особенности настройки. Рекомендуется следовать приложенным инструкциям или связываться с производителем для адекватной настройки аппаратуры.

Шаг 5. Завершение регистрации

На сайте выбранного оператора данных требуется произвести регистрацию ККТ и выбрать тариф на обслуживание. Это делается в «Личном кабинете» во вкладке «Регистрация ККТ». В типовой документ потребуется внести:

• модель кассовой техники, регистрационный номер;
• данные о фискальном накопителе;
• указать внутреннее имя аппарата (оно может быть произвольным и выбирается с учетом удобства для пользователя, например, если у организации несколько онлайн-касс).

Далее необходимо пройти завершение регистрации в «Личном кабинете» ФНС. В ранее составленное заявление вносятся сведения из распечатанного кассой отчета:

• дата и время;
• номер документа;
• фискальный признак.

Заявление подписывается электронной подписью и отправляется в налоговый орган. Информация об успешно пройденной регистрации появится в разделе «Информация о документах, переданных в налоговый орган».

Программное обеспечение для онлайн-кассы

Выбор ПО для ККТ — очень важный момент, и нужно учитывать целый ряд нюансов:

• размер организации, уровень товарооборота;
• особенности ведения бизнеса (розничная торговля, услуги, весовой товар и т. д.);
• наличие компьютерной техники (ноутбук, планшет);
• необходимость дополнительных функций;
• взаимодействие с другими программами.

Современный рынок программного обеспечения предлагает широкий выбор программ для кассовых аппаратов по различной стоимости.

Тестовая печать чека

Законодательство при фискализации ККТ требует печать тестового чека на сумму в 1.11 рубля. Это необходимо для отладки работы аппарата, проверки связи с ОФД и ФНС. Информация об этом сохраняется в единой базе с заявлением налогоплательщика о регистрации кассы.

Важно, что этот приход никак не должен отражаться в бухгалтерских документах организации, так как не считается прибылью и признаком ведения хозяйственной деятельности. Его назначение — проверка факта регистрации техники.

Заключение

Работать с применением ККТ онлайн с 1.07.2018 года в России обязаны:

• индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения, если он принимает безналичный расчет;
• ИП, работающий по системе единого налога на вмененный доход;
• торговый автомат;
• платежный терминал.

Порядок подключения онлайн-кассы включает несколько шагов, в том числе подписание договора с оператором данных и подачу заявления в налоговый орган. Произвести установку ККТ сегодня можно не покидая офиса, путем дистанционной подачи документов с применением квалифицированной цифровой подписи.

«Калуга Астрал» - не только официальный оператор фискальных данных, но и сертифицированный удостоверяющий центр. Обращайтесь к нашим специалистам – вы получите онлайн-кассу «под ключ» в короткие сроки и по оптимальным ценам.