Инвентаризация кассы: как проводить и оформлять документы
Все компании обязаны регулярно перепроверять наличие денег в кассе и контролировать, соблюдает ли кассир кассовую дисциплину. Во время инвентаризации кассы предприниматель сопоставляет данные бухучёта с реальным состоянием средств и делает вывод о том, насколько хорошо его сотрудники выполняют свою работу. Вспомним, кто в компании несёт ответственность за инвентаризацию кассы и какие документы необходимо составить при завершении проверки.
Когда проводят инвентаризацию кассы
Согласно пункту 7 Указания Банка России № 3210-У, юрлица и индивидуальные предприниматели самостоятельно определяют сроки проведения ревизии. Таким образом, дату инвентаризации кассы назначает руководство организации.
В законе описано несколько случаев, когда необходимо провести плановую проверку касс:
- подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчётности;
- реорганизация или ликвидация компании;
- увольнение или замена кассира;
- передача имущества компании в аренду;
- обнаружение порчи или пропажи имущества;
- учёт последствий пожара или другой чрезвычайной ситуации.
Сроки плановой инвентаризации и порядок её проведения отображают в учётной политике компании заранее.
Кроме того, руководитель организации по своему желанию может устроить внеплановую инвентаризацию кассы. Никаких ограничений для такого дополнительного контроля нет, и предприниматель имеет право проводить проверку в любое удобное ему время, не предупреждая кассира заранее. Причиной внеплановой инвентаризации может стать, например, обнаружение ошибки в учёте и необходимость выяснить её причину. Кроме того, внеплановые проверки кассы проводятся по требованию ревизоров и представителей надзорных органов, включая ФНС.
Кто отвечает за инвентаризацию кассы
Общие правила проведения инвентаризации установил Приказ Минфина № 49. Проверку кассы в компании должна проводить специальная комиссия по инвентаризации. По закону в её состав должны входить:
- члены администрации: директор компании, его заместитель;
- сотрудники бухгалтерии;
- другие специалисты: экономисты, менеджеры;
- сотрудники отдела внутреннего аудита или независимый аудитор — по желанию руководства компании.
Руководство организации обязано составить приказ, постановление или распоряжение, в котором будут перечислены все члены комиссии и указан сотрудник, который назначен её председателем. В таком составе комиссия должна действовать постоянно. Все её участники обязаны присутствовать при каждой инвентаризации. Если проверку провели в отсутствие кого-нибудь из членов комиссии, результаты инвентаризации признают недействительными.
При проверке кассы также должен присутствовать кассир — сотрудник, который является материально ответственным лицом. Проводить инвентаризацию без кассира разрешено, только если он по уважительной причине будет отсутствовать на рабочем месте в течение долгого времени, а также если он сознательно избегает участия в проверке.
Порядок проведения инвентаризации
Прежде всего, руководителю организации или ИП нужно издать приказ о проведении инвентаризации. В приказе необходимо перечислить участников комиссии, указать причину и сроки инвентаризации и привести список видов проверяемого имущества. Исключение — проверка кассы перед подготовкой бухгалтерской отчётности за год. В этом случае приказ не потребуется.
До начала инвентаризации кассир должен передать комиссии первичные документы: последние кассовые ордера на приход и расход. Председатель комиссии заверяет бумаги и делает пометку, что они были получены до инвентаризации. Кассир подписывает расписку с информацией о том, что он отдал комиссии или сотрудникам бухгалтерии все необходимые документы, оприходовал все ценности, за которые нёс ответственность, и списал в расход те из них, которые выбыли.
Если кассир не будет присутствовать при проверке, необходимо подготовить акт и внести в него причину отсутствия сотрудника.
Перед началом проверки кассу нужно закрыть. Во это время кассир не имеет права принимать наличность и выдавать деньги, а также другие вещи, которые хранятся в кассе.
Что проверяют во время инвентаризации кассы
Контрольно-кассовая техника должна быть установлена в том помещении, которое было указано при регистрации онлайн-кассы. Комиссии необходимо ознакомиться со всеми документами, связанными с покупкой ККТ и её использованием.
Наличные деньги полностью пересчитывают под наблюдением всех членов комиссии. После подсчёта данные сравнивают с теми сведениями, которые указаны в кассовой книге.
Далее необходимо проверить хранящиеся в кассе денежные документы: путёвки, транспортные и лотерейные билеты, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины. Комиссия должна удостовериться в том, что документы по-прежнему находятся в кассе, и сверить их реквизиты и стоимость с учётными данными.
Бланки ценных бумаг и документов строгой отчётности проверяются похожим образом: комиссия контролирует их фактическое наличие и сравнивает реквизиты со сведениями из описей.
Итоги проверки кассы
Заканчивая проверку, комиссия должна составить акты инвентаризации наличных денежных средств, бланков ценных бумаг и документов строгой отчётности. Организация может самостоятельно подготовить формы актов или использовать разработки Госкомстата: акт ИНВ-15 для наличных денег и опись ИНВ-16 для ценных бумаг и других документов.
В акте инвентаризации необходимо указать:
- наименование компании;
- вид и номер документа, на основании которого проводилась проверка;
- дату инвентаризации;
- результаты подсчётов: количество денег и документов в кассе;
- результаты проверки: есть ли излишки или недостача;
- объяснение причин появления недостач или излишков. В формах ИНВ-15 и ИНВ-16 для этого есть специальная графа. Если компания использует для актов свои формы без такой графы, комиссии нужно дополнительно составить сличительные ведомости.
Сотрудникам нужно подготовить два экземпляра каждого из документов. Один из них будет передан кассиру, второй — бухгалтерии. В документах должны поставить подпись все члены комиссии и кассир.
Результаты проверки сообщают руководителю компании. Если во время инвентаризации были обнаружены излишки или недостача, директор должен составить приказ с решением о том, как нужно устранить эти расхождения.